M de archivaris) van de organisatie dezelfde redenatie aanhield als de leverancier. Namelijk dat alles draaide om documenten en dat hij dus bij alle processen betrokken moest zijn. Dat ging soms zo ver dat hij vond dat alle proceswijzigingen daarom ook door hem moesten worden goedgekeurd. Deze situatie was niet echt bevorderlijk voor de acceptatiegraad van het toch al niet populaire DMS bij de rest van de organisatie. GEBRUIKSVRIENDELIJK Daarnaast liet de software vaak te wensen over in gebruikersvriendelijkheid. Voortgekomen uit de post- en archiefhoek waren veel DMS-en technisch van opzet en zaten vol met functies en kenmerken die vooral voor die beroepsgroep belangrijk waren. Het resultaat is dat dit soort systemen met name bloeiden in de grotere, vooral documentgestuurde organisaties. Je zou denken dat de overheid als documentintensieve organisatie daar ook zijn profijt mee zou doen, maar dat proces kwam maar langzaam op gang. Daar kwam bij dat de wet geving achterliep op het digitaal archiveren van documenten. Met name de overheid diende de documenten alsnog op papier te archiveren, ook al was de rest van de omgeving wel digitaal. NIEUWE VERSCHIJNINGSVORMEN Ondertussen is de wereld veranderd, letterlijk. Zo heeft de techniek zich verder ontwikkeld. We hebben vrijwel overal toegang tot breedband netwerken. De hardware is snel en betrouwbaar. De software is verder ontwikkeld en programma’s werken steeds soepeler samen. De opkomst van service-oriented architecture (SOA) en vergelijkbare technieken maakt het mogelijk om de functies van verschillende applicaties naast elkaar te gebruiken. De documenten in het DMS zijn te gebruiken in een zaaksysteem, website en CRM-pakket, zonder dat ze in die applicaties zijn opgeslagen. Eenmalige opslag, meervoudig gebruik is dus ook buiten het DMS mogelijk. Hoewel de ECM-platformen nog steeds heel groot kunnen zijn, zie je ook steeds meer kleinschalige software die weliswaar minder veelzijdig is, maar wel makkelijker en goedkoper te implementeren. Dat betekent dat ook kleinere organisaties nu eenvoudiger met een DMS kunnen werken. den groeit. Het gedrag verandert ook op een andere manier. Waar vroeger het delen van documenten de uitzondering was, is het nu de regel. BESCHIKBAARHEID Daarnaast is software steeds makkelijker beschikbaar. Dus als de organisatie niet in de verwachte functies voorziet, zoeken gebruikers zelf een weg. Ga maar eens na hoeveel organisatie-overstijgende projecO EEN CLOUD De verschijningsvormen van ECM -systemen zijn ook veranderd. De aloude fatcliënt is nog steeds in gebruik, maar er zijn ook web-interfaces. Apps, plug-ins, integratie met het besturingssysteem en Office-pakketten – het kan allemaal. Dat betekent dat gebruikers steeds minder vaak bewust een DMS gebruiken. Allerlei tussenvormen van het DMS zijn sluipend ingeburgerd geraakt. Het opslaan en delen van documenten kan via DropBox, WeTransfer en GoogleDrive, die dezelfde basisfuncties als een DMS hebben, maar zelden als dusdanig worden beschouwd. De opkomst van mobiele devices maakt dat gebruikers ongemerkt meer verschillende vormen van digitaal werken zijn gaan benutten. Het wordt daarmee moeilijker om het overzicht te behouden en de behoefte aan overzicht en snel terugvinten daar gebruik van maken. Daarmee staan de documenten opeens op allerlei plekken buiten de directe invloed van de organisatie. (Wie is de eigenaar? Wie kan erbij? Wie ruimt op en archiveert?) Daarmee lijkt ook de verhouding tussen gebruikers en organisatie te veranderen. Waar de organisatie vroeger de middelen bepaalde en het gebruik voorschreef, verschuift het uitgangspunt steeds meer naar het voldoen aan de eisen van de gebruikers. Het wordt voor gebruikers steeds logischer en begrijpelijker om documenten in een ECM-oplossing op te slaan. Het voordeel van de eventuele extra handelingen wordt duidelijk voor de gebruiker. En naarmate de integratie steeds vloeiender gaat, kunnen administratieve handelingen van gebruikers ook steeds verder worden geautomatiseerd.
50 Online Touch Home