Handleiding Dorpsarchief Mantgum Inleiding: Archieven worden in principe voor twee redenen bewaard. Ten eerste als geheugen en bewijskracht van degene of organisatie die het archief heeft gevormd en ten tweede vanwege de historische waarde. In beide gevallen moet de informatie in het archief goed te vinden zijn. Daarom moet het archief materieel in goede staat verkeren, moet er een ordening in zitten dient er bovendien een toegang/inventaris te zijn waarin de stukken beschreven zijn. Alle werkzaamheden die hieronder beschreven staan kan onder begeleiding plaatsvinden van het Dorpsarchief Mantgum. Goede staat: De goede staat van een archief begint met het materiaal waaruit het archief bestaat, zoals het papier en de inkt van een brief, of het papier en het bovenlaagje van een foto. Dit materiaal bestaat al en aantasting of verdere verslechtering hiervan dient te worden voorkomen. Het archief moet daarom op een droge plaats te worden bewaard die niet erg warm is. Nietjes en paperclips (en ordners) die kunnen roesten moeten worden verwijderd en contact met weekmakers (plastic mapjes en clips) moet worden voorkomen. Tenslotte worden de te bewaren archiefstukken in zuurvrije omslagen gedaan in zuurvrije dozen. Pas wanneer het schimmel- en ongediertevrije archief goed verpakt is, kan het worden bewaard in een officiële (superveilige) archiefbewaarplaats. Geordende staat: Archief ontstaat meestal in een omgeving waar de informatie gebruikt wordt. Degene die de stukken voor het eerst bewaart, geeft die stukken een voor haar of hem zodanige ordening dat zij of hij gemakkelijk bij de informatie kan. Een voorbeeld is dat alle kasboeken bij elkaar bewaard worden, of alle ledenlijsten. Deze oorspronkelijke ordening van het archief zegt ook iets over degene(n) die deze ordening hebben aangebracht. Wanneer er een (al dan niet gedeeltelijke) ordening in een archief wordt aangetroffen, dient die het liefst te worden bewaard of indien mogelijk gereconstrueerd. Wanneer er geen oorspronkelijke ordening meer te herkennen is, wordt gebruik gemaakt van een standaard ordeningsschema. Ordeningsschema’s werken meestal van Algemeen naar Bijzonder. Toegankelijke staat: Naast een ordening (de indeling van het archief) is het goed om een beschrijving te hebben van alle afzonderlijke stukken in het archief. Deze lijsten van beschrijvingen staan bekend als toegangen of inventarissen. Een beschrijving van een archiefstuk bevat altijd een nummer (hetzelfde nummer als het beschreven stuk), de beschrijving zelf (bijv. notulenboek, of stukken betreffende de aanleg van een sportveld te Mantgum), de datum van het stuk (bijv. 2008, of 2001-2009) en tenslotte wat het is (bijv. 1 stuk, een omslag (ongeveer het aantal stukken in een bescheiden dossier), een pak (een dikke stapel), 1 deel (een al bestaand boek waar later in geschreven is) of een band (bestaande stukken die later zijn ingebonden). 2011 Doarpsargyf Mantgum
2 Online Touch Home