42 Adver torial Alles online, alles ineen, vanuit één systeem Accountants- en administratiekantoren staan met enige regelmaat voor een investeringsbeslissing. Kiezen voor een nieuwe server of overstappen naar een online-omgeving is daar ook één van. Pro Management maakt de keuze voor deze kantoren een stuk eenvoudiger met de introductie van PM-Online. Door: Hans Pieters De software van Pro Management gaat online, met een ‘browsergestuurd’ allesin-één Cloud Platform. De uitgangspunten blijven identiek aan de huidige software. Een volledig geïntegreerde oplossing voor de financial voor het opstellen van (SBR-)rapportages. De ‘P’ en de ‘M’ staan behalve voor Pro Management, ook voor Proces Management, verduidelijkt Clarissa Alberg, marketing- en communicatiemanager van Pro Management. Laboratorium “We willen het de gebruiker op de kantoren zo makkelijk mogelijk maken om over te stappen naar online. Dat doen we door eerst de database in de cloud te plaatsen en daarna stap voor stap de huidige mogelijkheden van de software online geschikt te maken.” De onlineomgeving wordt steeds eerst getest door het eigen kantoor van Pro Management, dat als ‘laboratorium’ dient. Veel kantoren hebben de neiging om vast te houden aan de klassieke boekhoudmethodiek, is de ervaring van directeur Kees Schaap. “Het gaat volgens een vast stramien: het gehele jaar door wordt de boekhouding bijgewerkt. Eens per jaar wordt de jaarrekening opgemaakt, worden de publicatiestukken gegenereerd en wat later worden de winstaangiftes opgesteld. Die cyclus herhaalt zich steeds. De werkzaamheden voor de opmaak van de jaarrekening concentreren zich vrijwel altijd pas rond het rapportagemoNOAB ment.” Zijn advies luidt: werk naast de boekhouding ook alle andere mutaties continu bij, zodat in feite eenvoudig op ieder moment met één druk op de knop een (tussentijdse) jaarrekening kan worden opgesteld. Dat is allemaal mogelijk met de software van Pro Management, mits u de klantgegevens actueel houdt. Eenduidig werken Een andere observatie die Schaap maakt, is dat medewerkers zich vaak een eigen systeem hebben aangeleerd. Met PMOnline is dat verleden tijd, verklaart hij. “Door het proces volledig te automatiseren, zijn alle medewerkers min of meer gedwongen op eenzelfde, eenduidige manier te werken. De acties liggen vast. Werkzaamheden die je vroeger op routine uitvoerde of op je eigen todo-lijstje stonden, gaan nu aan de hand van digitaal geregistreerde werkstromen inclusief signaleringen. Hierdoor heb je automatisch kwaliteits- en voortgangsbewaking, waardoor je je acties goed kunt verantwoorden.” Bovendien is het voor de medewerkers makkelijker om het werken aan een dossier van elkaar over te nemen. “Doordat de informatie centraal is opgeslagen en de processen zijn geüniformeerd, kun je precies zien waar men in het proces is gebleven.” stressbesparing Met PM-Online is een administratiekantoor niet alleen verlost van de vervangingskosten van de eigen server, maar is er ook geen stress meer over onderhoud, gegevensbeveiliging en software-updates. “Het systeem is overal beschikbaar vanaf elk device, van laptop en tablet tot smartphone,” vertelt Alberg. Met PM-Online voltrekt de invoer zich bijna automatisch. “Ons doel is om het de eindgebruiker zo makkelijk mogelijk te maken. Naast tijd- en kostenbesparing richten we ons vooral ook op ‘stressbesparing’.” Ze vat het voordeel van PM-Online in één zin samen: “Minder zorgen, minder zoekwerk en dus meer tijd voor uw klanten.” Roadmap naar PM-Online Het omzetten van de huidige software naar de cloud is een proces dat veel ontwikkeltijd vergt. Alle software moet namelijk geschikt gemaakt worden voor het gebruik via webbrowsers. Gedurende het proces zullen er stapsgewijs toepassingen online beschikbaar komen. Ook met PM-Online bieden wij een volledig geïntegreerde oplossing voor financials met de focus op efficiency door digitalisering van gegevensstromen en rapportages met inzet van RGS, SBR & UBL. U kunt alle ontwikkelingen volgen via www.promanagement.nl. Pro Management Lijstersingel 15 2902 JD Capelle aan den IJssel T 010—451 76 76 E info@promanagement.nl I www.promanagement.nl Activa | Nummer 3 - 2018
43 Online Touch Home