42 Adver torial Het succes van online dossiers als klantportaal Het delen van dossiers via internet heeft vooral de laatste jaren een enorme vlucht genomen. In 2003 startten de eerste accountants- en administratiekantoren met het gebruik van het klantportaal DigiRecord.nl. Dankzij de eenduidige werkmethoden, waarbij de documenten op een veilige manier worden beheerd, voldoet een kantoor aan de eisen van de AVG, benadrukt Kees Schaap, directeur van Pro Management Software. Door: Hans Pieters De traditionele werkwijze van administratiekantoren heeft zijn langste tijd gehad. “Het kost tijd en leidt tot vertragingen. Bovendien zijn er risico’s aan verbonden,” stelt Kees Schaap. Want in hoeverre is het kantoor zeker dat zij beschikt over alle (actuele) stukken? Of wordt alles wel naar behoren overgedragen? “Met de introductie van het online dossier en de verdere digitalisering is gewaarborgd dat zowel de ondernemer als het kantoor altijd direct beschikten over de laatste versies. Beide gebruiken immers slechts één dossier voor deze stukken.” uitvragen Sinds de introductie van DigiRecord.nl zijn voor steeds meer processen online digitale dossiers in gebruik genomen, blikt Schaap terug. “Denk aan het uitvragen van overzichten en specificaties bij de jaarafsluiting, personeelsdossiers, fiscale dossiers, dossiers voor financieringsaanvragen, centrale dossiers voor verenigingen en stichtingen. En gedurende de laatste jaren ook voor de SBRberichtstromen.” Het opslaan van een document in het dossier is vaak de eerste actie van een proces. “Meestal wordt verlangd dat NOAB andere betrokkenen bij het betreffende dossier een (of meer) actie(s) ondernemen. Denk aan de goedkeuring van een aangifte of jaarrekening, voordat de aangifte kan worden verzonden of de jaarrekening goedgekeurd.” Deze acties worden taken van de werkstroom genoemd. “Is een taak afgehandeld, dan wordt automatisch een bericht verzonden aan diegene die de opvolgende taak moet uitvoeren.” En wordt een taak niet tijdig genoeg uitgevoerd, dan wordt automatisch een herinnering verstuurd, net zo lang totdat de taak is uitgevoerd. Kees Schaap: “De eigenaar van het document behoudt daarbij continu het overzicht en bewaakt zo de voortgang.” Beheersing Het gebruik van online dossiers levert naast efficiency een goede beheersing op. Dit is met de nieuwe AVG-wetgeving steeds belangrijker, benadrukt Schaap. Met het klantportaal van DigiRecord.nl wordt bewaakt dat de dossiers volledig zijn. “Bij het gebruik van online dossiers worden toegangsrechten aan individuele personen toegekend. De kantooreigenaren bepalen de werkmethoden. Het kantoor is niet meer afhankelijk van punctualiteit en de netheid van werken van de individuele medewerker. De dossiers zijn altijd actueel en allemaal op dezelfde manier ingericht. Ook blijven alle stukken bewaard op een centrale plaats en zijn de dossiers overal en altijd direct beschikbaar.” Een klantportaal biedt kortom zekerheid en maakt een goede beheersing van de documentstromen mogelijk voor alle belanghebbenden. Daarnaast kan beter worden voldaan aan bijvoorbeeld de eisen van de AVG. Pro Management Software Lijstersingel 15 2902 JD Capelle aan den IJssel T 010—451 76 76 E info@promanagement.nl I www.promanagement.nl Activa | Nummer 2 - 2019
43 Online Touch Home