22 Adver torial ‘Automatisch boeken met OCR hoeft niets te kosten’ Elektronisch factureren komt nog altijd niet goed van de grond. Om toch te voldoen aan de robotisering van administraties, gaat Asperion daar iets aan doen. “Door het OCR-proces geheel te integreren in de software, wordt de techniek onzichtbaar in de boekhouding.” Dat zegt Pascal van Bakkum van Asperion. Door: Henk Poker Veel boekhoudpakketten beschikken niet zelf over een OCR-mogelijkheid, waardoor er een hele industrie is ontstaan van bedrijven die zich er buiten de boekhoudpakketten om op toeleggen om de tekst op scans via OCR (optical character recognition, red.) te kunnen lezen. Uiteraard is dit niet gratis. Van Bakkum: “Sommige bedrijven vragen enkele dubbeltjes per scan, terwijl er nog steeds door mensen in achterkamertjes boekstukken worden overgeklopt.” Professionalisering Van Bakkum spreekt in dit kader van een professionalisering van de branche, waarbij softwareleveranciers elkaar vinden op gebieden die de gehele branche aangaan. “Natuurlijk zijn we concurrenten van elkaar, maar we hebben ook gezamenlijke belangen, bijvoorbeeld op het gebied van veiligheid. Daarin hebben we een gemeenschappelijk belang. Mocht er namelijk ergens iets misgaan, dan straalt dit op de hele branche af. Dat willen we voorkomen.” Niet voor niets sluiten steeds meer bedrijven zich aan bij de Stichting Zeker Online, die online dienstverlening veiliger wil maken voor gebruikers. Aangesloten softwareleveranciers moeten voldoen aan strenge selectiecriteria op het gebied van betrouwbaarheid, veiligheid en continuïteit van de dienstverlening. NOAB Elektronisch factureren Asperion is UBL-ready en kan zowel elektronische facturen inlezen als versturen. “Maar,” vervolgt Van Bakkum, “in de praktijk komt het erop neer dat er nog veelvuldig met papier wordt gewerkt.” UBL (universal business language, red.) is tegenwoordig de standaard bij elektronisch factureren, maar ook daarin bestaan allerlei smaken, zoals van Bakkum dat noemt. “Er wordt veelal nog gewerkt met pdf-bestanden, dus ook met UBL loopt het nog niet zo’n vaart, waardoor ‘papieren’ boekstukken bij het documenteren van financiële transacties nog steeds de overhand hebben.” ‘Het wordt voor de klant veel gemakkelijker en de tijdwinst is enorm’ Inmiddels gaan steeds meer kantoren over op OCR, de techniek om een scan van een document om te zetten in door de computer leesbare tekst. Van Bakkum: “Het gebruik van elektronische facturen of OCR heeft hetzelfde doel: beide zorgen ervoor dat veel handwerk in de boekhouding gaat verdwijnen.” Tijdwinst Zoals aangegeven zijn er vele bedrijven ontstaan die de tekst op scans kunnen lezen en dit tegen betaling aanbieden. “Dat gaat verdwijnen,” geeft Van Bakkum aan. “Asperion is bezig een techniek te ontwikkelen, waarmee deze handeling ‘onder de motorkap’ verdwijnt en de klant er geen omkijken meer naar heeft. Oftewel, de techniek wordt onzichtbaar in de boekhouding. Alle scans die naar de boekhouding worden gestuurd, ondergaan hiermee in real time een geautomatiseerd OCR-proces waarvan de resulterende boeking direct wordt voorgesteld tijdens het boeken. Dat komt dan neer op het, waar nodig, nog toevoegen van ontbrekende informatie en/ of het met een muisklik accepteren van een boekingsvoorstel. Het wordt voor de klant veel gemakkelijker en de tijdwinst is enorm.” Zelflerend systeem Uiteraard speelt de kwaliteit van het herkenningsproces hierbij ook een rol, want deze is niet overal hetzelfde. “OCR is niet feilloos,” voegt Van Bakkum Activa | Nummer 4 - 2017
23 Online Touch Home