12 Robotic accounting rukt op Kosten besparen en minder handmatig werk voor de financiële administratie is een aantrekkelijk perspectief: voor klanten én het administratiekantoor. Sneller inzicht in de cijfers en een nóg actueler beeld van de ontwikkelingen bieden kansen voor beide partijen. Activa peilde de stand van zaken. “Technisch kan het al, maar het is de vraag wanneer men het gaat gebruiken.” Door: Chris Wolters Het tempo waarin bedrijfsprocessen worden gedigitaliseerd, waaronder robotic accounting, is adembenemend te noemen. Volgens een rapport van Grant Thornton (augustus 2018) is al meer dan de helft van de bedrijfsprocessen in Nederland gedigitaliseerd. De verwachting is dat dit uitkomt op zo’n 71 procent in 2020. Kosten besparen, reduceren van foutmarges, een actuelere blik op de cijfers. Robotic accounting biedt daarbij een concurrentievoordeel voor de klant, die sneller kan beslissen en bijsturen. Uitstervende beroepen Beroepen als datatypistes en de traditionele boekhouder zijn mogelijk binnenkort verleden tijd. Hessel Kuik (CEO Minox en Bizcuit) stelt dat de werkelijke verandering achterblijft op de technische mogelijkheden: “Datatypistes hoeven er niet meer te zijn, maar ze zijn er nog wel.” Voor de begrippen ‘gedigitaWat maakt het verschil? Wanneer robots de basale taken van een accountants- of administratiekantoor overnemen, dan ligt het accent op tijdwinst. De handmatige verwerking van een factuur kost circa vijftien minuten, de robot doet het in seconden. De afzender krijgt aansluitend een bericht dat een en ander is geregeld. Enhanced Process Automation (EPA) kan al ongestructureerde data aan. EPA verzamelt niet alleen data, maar kan deze ook praktisch aan- en toepassen. De hoogste vorm is Cognitive Process Automation (CPA). Deze robot is in staat zelfstandig ‘te denken’. Naast de gedeeltelijke of volledig geautomatiseerde verwerking zijn er andere voordelen. Alle transacties worden vastgelegd en het is dus mogelijk om precies aan te geven welke route een factuur heeft afgelegd en wanneer. Klanten kunnen dus alle gegevens uitvragen, zonder dat hier heel veel tijd in gaat zitten. Ander voordeel is dat robots minder fouten maken. Er is een keer berekend dat er met een investering van circa 10.000 euro tussen de zes en acht fte kan worden bespaard. Daarmee komt tijd vrij voor het analyseren en beoordelen van cijfers, direct en op elk moment. liseerde processen’ en ‘robotic accounting’ bestaan nog geen eenduidige definities. Is dat het aanleveren van een pdf-factuur via de e-mail die middels tekstherkenning wordt gedigitaliseerd? Of is dat een volledig automatisch aangemaakte e-factuur die direct via een digitaal kanaal in het boekhoudpakket van de ontvanger terechtkomt en automatisch op regelniveau wordt verwerkt en daarom direct, gegarandeerd, foutloos en met de juiste uitsplitsing op de juiste plaats terechtkomt? Doorlopend proces “Robotic accounting is meer een doorlopende reis dan een mijlpaal die op een bepaald moment kan worden afgevinkt.” Kuik zegt over automatisering van de verkoop dat die heel goed met bestaande oplossingen te realiseren is. Boekingen worden automatisch verwerkt door te factureren vanuit een boekhoud- of facturatiepakket, en de webshop of kassa te koppelen aan de boekhouding. Voor de inkoop ligt dat lastiger. ‘Datatypistes hoeven er niet meer te zijn’ Wat motiveert de ondernemer bijvoorbeeld om zijn bonnen te scannen? Mogelijkheden zijn er in overvloed. “Initiatieven zoals UBL, PEPPOL, Bizcuit Scan & Pay, Minox Factuurconnectie en Digibon helpen om de inkoopkant te automatiseren. Bankenkoppelingen versnellen vervolgens het verwerken. De nieuwe Europese betaalwet PSD2 gaat er in 2019 voor zorgen dat koppelen en betalen via banken veel makkelijker gaat worden. Afhankelijk van de snelheid waarmee beschikbare initiatieven worden geadopteerd, maakt uit wanneer we kunnen spreken van robotic accounting.” Kuik baseert zijn visie op NOAB Activa | Nummer 4 - 2018
13 Online Touch Home