BINNENLANDS BESTUUR - WEEK 04 | 2022 ACHTERGROND 35 0% 5% 10% 15% 20% 25% 30% 35% Hoe ver bent u met de archivering van videotulen? responses technisch te ‘bevriezen’. Als je niks doet, gaat belangrijke informatie verloren.’ We hebben er nog niet over nagedacht We hebben gekeken naar de mogelijkheden We hebben de tijdelijke bewaring ingericht (in DMS of RIS/SIS) archiefbewaarplaats of het e-depot van de gemeente. Eerder was dat twintig jaar. Archieven stellen eisen aan de manier waarop videotulen worden aangeleverd. Gemeenten die het onderwerp te lang op zijn beloop laten, dreigen tegen een flinke berg werk en een hoge kostenpost op te lopen. Hebben gemeenten die zich nog helemaal niet bezighouden met het archiveren van videotulen een probleem? ‘Er COLUMN JAN VERHAGEN VALSE START Dat is snel! Op 10 januari ’s ochtends werd het nieuwe kabinet beëdigd door de Koning. En al op 10 januari ’s middags presenteerde het kabinet zijn startnota. Dat is 26 dagen na het sluiten van het regeerakkoord, op 15 december. De eerste zin van de startnota maakt meteen duidelijk wat het is: ‘Deze startnota is de vertaling van de financiële afspraken uit het regeerakkoord’. Precies dezelfde zin als waarmee ruim vier jaar terug de startnota van het vorige kabinet verscheen. En even snel. Het vorige kabinet sloot zijn akkoord op 9 oktober 2017, en 25 dagen later, op 3 november 2017, verscheen toen de startnota. Met dezelfde eerste zin: ‘Deze startnota is de vertaling van de financiële afspraken uit het regeerakkoord’. Dezelfde tijd, dezelfde naam, dezelfde beginzin – dan mag ik toch dezelfde inhoud verwachten? Het vorige kabinet ging veel meer geld uitgeven. En het gemeentefonds zou meegroeien. In het regeerakkoord 2017 werden de ruw geraamde groeipercentages (accressen) van het gemeentefonds voor de komende jaren aangegeven, en de bijbehorende bedragen. In de startnota 2017 werden de ruwe ramingen van het regeerakkoord nauwkeuriger berekend en geactualiseerd. Ook toen werden groeipercentages en bedragen genoemd. De nauwkeurige ramingen verschilden ongeveer 500 miljoen euro van de ruwe – gunstiger welteverstaan. Ook het huidige kabinet gaat veel meer uitgeven. En het gemeentefonds groeit mee. Tot zover de overeenkomsten. In het regeerakkoord 2021 werden wel de bedragen voor de komende jaren genoemd, maar niet de percentages. Het was evenveel moeite geweest om die percentages wél te noemen, maar ja. De ramingen verschillen ongeveer 100 miljoen euro. En iedereen dacht: dat is dus een nieuwe, nauwkeurigere berekening. ‘ Dit is geen echte startnota’ Maar wat blijkt? Het is dezelfde ruwe schatting, maar gepresenteerd in een andere vorm. En dus andere bedragen. Dezelfde inhoud, een ander jasje. Het kostte een week, maar toen hadden de gemeenten dat ook door. Deze startnota is geen nauwkeurige berekening van de ruwe ramingen van het regeerakkoord. Het vorige kabinet had 25 dagen nodig voor een nauwkeurige berekening, het huidige kabinet heeft 26 dagen nodig voor een herformulering van de oude ruwe raming. Dit is geen echte startnota. Dit is een valse startnota. En met de naam ‘valse start’ geeft de nota toch een goed beeld van de financiele keuzes van dit kabinet. We voeren recordmanagement uit (via een RMA of het RIS/SIS) Videotulen worden overgedragen naar een e-Depot mag meer gevoel voor urgentie ontstaan’, zegt Petray. ‘Hier en daar heerst het idee dat de gemeenten nog alle tijd hebben. Maar je hebt een zorgplicht over videoverslagen die nog niet in een archief zijn opgenomen. Ook als de leveranciers van webcasts de videotulen voorlopig nog bewaren, is archiefzorg toch echt een plicht van de gemeenten zelf. Data moet je beschermen tegen wijzigingen door ze Anders, namelijk: DOORLOPEND PROCES Een enkele respondent vindt het allemaal maar overtrokken (‘een besluitenlijst voldoet mijns inziens ook’). En in vergelijking met het archiveren van videotulen wás het archiveren van papieren informatie ook simpel: een printje verdween in een papieren archiefmap, klaar. Vaak werd een aantal jaren aan informatie tegelijk overgebracht naar het archief. Sommige formulieren van archieven beschrijven letterlijk hoeveel vierkante strekkende meter aan archiefmappen de gemeente kwam aanbieden. Met digitaal archiveren verandert ook dat. Het biedt de mogelijkheid om bijvoorbeeld per kwartaal te archiveren, of zelfs om per vergadering een aanvullende handeling te verrichten die de archivering direct mogelijk maakt. Van de Loo: ‘Gemeenten moeten nu jaren aan informatie bekijken. Dat is even een klus, maar daarna is het een doorlopend proces. Dit verandert de beleving en de manier van werken. Vooruit strevende gemeenten halen er voldoening uit om de zaken op orde te hebben.’
36 Online Touch Home