BINNENLANDS BESTUUR - WEEK 34 | 2020 Foto: Paul van Riel/ANP-HH 36 ACHTERGROND CARRIÈRE maat te vinden. Het moet goed voelen voor het personeel. Er werken hier vier generaties, waarvan bijna de helft babyboomers zijn, zeg de medewerker van 55-plus. Voor hen is het een heftige verandering om hun vaste plek af te pakken. We hebben naar meerdere systemen gekeken en met het huidige reserveringssysteem kan iedere medewerker goed overweg. Let wel: het is nu nog steeds mogelijk om een vaste plek te reserveren.’ Hoe gaat het dan in zijn werk? ‘We gebruiken het dus niet voor assetbeheer, om te meten, maar we geven medewerkers een tool die ze zelf kunnen gebruiken: zelfmanagement. Om in de flexibele modus te komen, maken we ze een beetje warm met de optie dat het anders kan. Als ze op een plek zitten waar ze last hebben van de topkoeling, kun je daar iets aan laten doen, maar je kunt ook eens ergens anders gaan zitten. Je probeert ze op die manier te verleiden.’ Geen Big Brother, voldoende werkplekken en een tool, waarmee je een werkplek kunt reserveren. Dat kan dus via de app TableAir. Daarin zie je een plattegrond van het pand. Veel mensen weten dan nog niet waar ze zich bevinden, dus hebben we de plattegrondtekening gewijzigd van 2D naar 3D en de trapportalen met kleuren aangegeven voor de oriëntatie. Google Maps hebben we erachter gegooid, dat werkt goed om plekken te vinden.’ MOEILIJK KIJKEN Maar bij het reserveren via de app begint de oudere generatie toch moeilijk te kijken, dus heeft Amstelveen het toegangspasje ingezet om een bureau te kunnen reserveren. De kleur van de sensor op het bureau verandert van groen naar blauw als je die met het pasje scant. ‘Er is dus een hybride situatie: je kunt een plek via de app reserveren of via je toegangspas.’ Iedere collega kan dan zien dat het bureau is gereserveerd. ‘Maar om in te checken zoekt de sensor naar de telefoon of de toegangspas van degene die heeft gereserveerd en is de plek bezet. Ben je er toch niet binnen een half uur na de opgegeven tijd, dan komt het bureau automatisch weer vrij. Kom je wel, dan kan het systeem zelfs door je hand te meten bepalen hoe hoog het bureau komt te staan. Ieder bureau heeft namelijk een zit- en sta-optie. Je kunt instellen dat je na een uur een melding krijgt dat je weer in de sta-stand wilt. ‘ We vonden het belangrijk de menselijke maat te vinden.’ Bij het uitloggen, belangrijk voor het coronaproof kantoor, gaat de sensor op rood: het bureau nog moet worden schoongemaakt. ‘Je kunt dan wachten op schoonmaak, maar je kunt als je er toch meteen wilt zitten, ook zelf met je schoonmaakkit het bureau schoonmaken.’ Het systeem werkt ook voor ‘focusruimtes’ die mensen kunnen reserveren om te vergaderen. Toch gebeurt het wel dat ‘vaste vergadermomenten’ niet plaatsvinden, terwijl de ruimte gereserveerd is. Als er echter na een kwartier geen beweging is waargenomen in de ruimte, dan wordt de reservering automatisch opgeheven. ‘Uiteindelijk kan ik alle gegevens uitlezen, maar dat doen we niet. Je kunt het als managementsysteem gebruiken, maar dan is er geen loyaliteit bij de medewerkers, want waarom zouden die ten behoeve daarvan de boel onderhouden?’ Schekermans wijst erop dat Amstelveen op goede voet staat met de OR. ‘Het is een kritische partner. In dit systeem kunnen mensen kiezen voor anonieme reservering of met naam. Maar het helpt ook om mensen te vinden. We kiezen er nu dus bewust voor om het wel bekend te maken, iedereen staat er met naam in.’ Het vergt allemaal een uitstekende samenwerking tussen ‘facilitair’ en ‘ict’, weet Schekermans. ‘Dat is niet overal zo. Maar dit is common sense: de wifi moet op het goede niveau zijn en de range van de apparaten moet goed zijn, dat is wel een vallen en opstaan-situatie.’
37 Online Touch Home