BINNENLANDS BESTUUR - WEEK 45 | 2020 26 ACHTERGROND COMMUNICATIE HOE ZIT HET MET DE GROEPSAPP? Het archiveren van een groepsapp levert extra uitdagingen op, schrijft de Vereniging van Nederlandse Gemeenten in de ‘Handreiking Archivering Tekstberichten, zoals sms- en WhatsApp- berichten’. Het is niet genoeg om de chat van één bestuurder te archiveren, want dat geeft mogelijk geen compleet beeld van het gesprek. Iemand die later toegang krijgt tot een groepsgesprek krijgt de voorgaande conversatie immers niet te zien krijgt. En wanneer een bestuurder de groep verlaat, mist diegene het vervolg van de conversatie. Een gemeente die het goed wil doen, moet dus kiezen voor dubbele opslag: zowel opslag vanuit elke individuele bestuurder als opslag van de groepsapp als geheel. tekstberichten moeten opvragen bij de ontvanger, of bij WhatsApp zelf. De rechtspraak is op dit punt nog in ontwikkeling. In juni van dit jaar wist de gemeente Weert via een recoverysysteem een aantal e-mails veilig te stellen die de burgemeester bewust had verwijderd. Op het argument dat zijn privacy werd geraakt, stelde de rechter in een kort geding dat de burgemeester als eigenaar van de e-mails een rol had in het WOB-proces en verplicht was om de documenten veilig te stellen. Mag diezelfde gemeente dan ook toegang eisen tot de privételefoon van de burgemeester om de WhatsAppgeschiedenis door te lopen op zoek naar relevante berichten? Van der Sluis ziet daar wel mogelijkheden voor. Zestig gemeenten maken momenteel gebruik van het recoverysysteem dat emails op de netwerkserver opslaat, zodat geen bestuurder wegkomt met het verwijderen van de eigen mailgeschiedenis. Het systeem zou ook een rol kunnen spelen voor tekstberichten. AUTOMATISCH OPSLAAN Dit najaar doet VNG Realisatie een proef met het gebruik van software die eens per maand alle tekstberichten van een telefoon of tablet van sleutelfunctionarissen uitleest. Algoritmes moeten op den duur keuzes gaan maken over welke berichten relevante zijn om te bewaren. Een andere optie is om álle berichten van sleutelfunctionarissen tien jaar te bewaren ADVERTENTIE en er in geval van een WOB-verzoek een zoekopdracht in te doen. Ook in dat geval moet de software nu al worden ingericht. ‘Op dit moment hebben we geen zoekfunctie beschikbaar om alle data te doorlopen, of een programma dat in staat is tekstberichten te zoeken en vinden die op allerlei databases en devices zijn opgeslagen,’ zegt Plat. ‘Maar daar moeten we wel in gaan investeren en mee experimenteren.’ Vanuit gemeenten wordt er met belangstelling gereageerd op de pilot en wordt deelname aan de proeftuin overwogen. Niemand wil onvoorbereid te maken krijgen met een WOB-verzoek van Zembla.
27 Online Touch Home