BINNENLANDS BESTUUR - WEEK 45 | 2020 40 SPECIAL ARBEIDSMARKT gestructureerd verloopt. Tegelijk gaat het om het managen van verwachtingen. Dat proces hoort al te beginnen vóór de eerste werkdag, tijdens de fase van werving en selectie, vindt Van Driel: preboarding. ‘Vanaf het allereerste contact vormt de nieuwe medewerker zich een beeld van de organisatie. Wij proberen al tijdens de selectieprocedure duidelijk te maken wat iemand kan verwachten op het moment dat hij of zij bij ons komt werken en waar onze organisatie voor staat.’ Praktisch betekent preboarding bij Stichtse Vecht onder meer dat de kandidaat één aanspreekpunt krijgt tijdens de procedure; momenteel Van Driel zelf. ‘Met het oog op de inhoud van het werk beantwoordt de vacaturehouder eventuele vragen. Voorheen nam nog wel halverwege een HR-adviseur van het desbetreffende team het over, of wisselde gaandeweg de begeleiding vanuit het team. Dat zorgde voor ruis. Juist nu merken we dat het grote toegevoegde waarde heeft om werving en selectie bij één professional neer te leggen.’ GEZAMENLIJK GEVOEL Erica Salimans, senior HRM-adviseur Arbeidsmarktstrategie bij de gemeente Haarlem, benadrukt tegenover haar collega’s dat nieuwkomers tijdens hun eerste weken ook onder normale omstandigheden al genoeg onzekerheden tegenkomen. Hoe laat begint de werkdag? Moet ik alles zelf uitvinden, of krijg ik begeleiding? Wat zijn de verwachtingen ten opzichte van de uitvoering van mijn taken? Waar anders makkelijk een collega aan de jas wordt getrokken, is op afstand de drempel om dat te doen veel hoger. Haarlem en Zandvoort tellen jaarlijks gemiddeld tweehonderd vacatures, op alle niveaus. Salimans en haar collega’s hielden het hele proces van toetreden en inwerken tegen het licht. Dat was al voordat het eerste coronageval in Nederland was geteld. ‘Als organisatie moet je in deze tijd extra je best doen om je visitekaartje af te geven’, zegt ze. Ze wijst op onderzoek van A&O fonds Gemeenten/ Motivation onder jonge ambtenaren, waar uit kwam dat van hen één op de negen binnen een jaar na aantreden vertrekt. Het onderzoek laat verder zien dat jonge ambtenaren die goed weten wat hen te doen staat, tevredener zijn over hun werk bij de gemeente en vaker de intentie hebben om te blijven. ‘ Tegen de zittende collega’s zeggen we dat zij zich extra moeten inspannen om er te zijn voor nieuwkomers’ Begeleiding vanaf het eerste moment is daarom een must. In het pre-coronatijdperk was een introductiedag in Haarlem de start van de inwerkperiode. Salimans: ‘Nieuwkomers ontmoetten dan iedereen die dezelfde maand begon. Het gezelschap van de introductie is dan meteen de peer group. Maakt niet uit of het jonge collega’s of al wat oudere medewerkers zijn. Op dat moment ontstaat een gezamenlijk gevoel, een gedeelde ervaring.’ Recent heeft Haarlem op het intranet een programma gelanceerd waarin alles wat op de introductiedag werd gedaan, zo veel mogelijk wordt benaderd. ‘Alle informatie die mensen normaal gesproken tijdens zo’n fysieke introductie te horen krijgen, wordt daarin digitaal aangeboden’, zegt Salimans. VIRTUELE INTRODUCTIE Hoewel digitaal contact nooit echte ontmoetingen kan vervangen, zitten er voordelen aan zo’n virtuele introductie, vindt zij. ‘Al was het maar omdat nieuwe ADVERTENTIE medewerkers zelf hun moment kunnen kiezen. De hele organisatie voor zo’n fysieke introductiedag rond krijgen, was een hele kluif. Een ander voordeel van een online introductieprogramma is, dat de informatie ook beschikbaar is voor uitzendkrachten en andere ingehuurde medewerkers.’ Als de laptop, toegangspas en inlogcodes zijn verstrekt en de medewerker een aardigheidje heeft ontvangen ter verwelkoming, kan het echte socialiseren beginnen. Op afstand is dat een stuk vermoeiender, weet Van Driel. ‘Leuk is anders’, zegt hij onverbloemd. ‘Dat krijgen we terug van medewerkers die sinds april bij ons zijn komen werken. Het kost hen aanzienlijk meer inspanning zich een beeld te vormen van wie waar zit, hoe de lijntjes lopen en wie je waarvoor moet hebben. Wat wij hen op het hart drukken is dat het niet erg is om te mailen, bellen, te zoomen of om een team gesprek in te plannen. Voor elke denkbare vraag. Blijf daar niet mee rondlopen omdat je denkt dat je ons lastigvalt. Tegen de zittende collega’s zeggen we dat zij zich extra moeten inspannen om er te zijn voor de nieuwkomers.’ De teammanagers in Stichtse Vecht en Haarlem kregen het dringende advies meer de vinger aan de pols te houden in de eerste weken en maanden. Van Driel heeft het over ‘de eerste honderd dagen’. ‘Niet denken: ik hoor niks, dus het zal wel goed gaan’, zegt hij. ‘Maar juist: blijft het een tijdje stil, ik bel even. Minimaal eens of om de week. Al is het maar voor een gesprekje van vijf minuten. En niet
41 Online Touch Home