JONG&AMBTENAAR SCHAKEL TUSSEN MENS EN TECHNIEK Wanneer de gemeente Meierijstad een verandering voor haar werknemers wil doorvoeren, is de kans groot dat Rosan Koolen de leiding heeft. ‘Vaak gaat het om de vernieuwing van een werkwijze of technologie,’ vertelt ze. ‘Een systeemverandering, noemen we dat. Ik coördineer zo’n project van begin tot eind.’ ls voorbeeld noemt ze de vervanging van het telefoniesysteem. ‘De technologie die we nu gebruiken, voldoet niet meer aan onze wensen. Daardoor kan ons klantcontactcentrum – wat je kunt zien als het callcenter van de gemeente – niet de optimale dienstverlening leveren. Dus willen we het systeem vernieuwen. Uiteindelijk merken ze dat natuurlijk niet alléén bij het klantcontactcentrum. Iedere werknemer die via de gemeente belt of wordt doorverbonden, zal ermee te maken krijgen.’ GROTE VERANDERING Kortom: een grote verandering. En dus is Rosan als projectleider informatievoorziening nodig om dit proces te begeleiden. ‘Mijn werk speelt zich af in verschillende fasen. Het begint met het signaleren en analyseren van een probleem. Vervolgens breng ik de wensen en behoeften in kaart. Daarna zoeken we een geschikt alternatief en coördineer ik de implementatie en adoptie van het nieuwe systeem. Adoptie betekent: opleiding, training en communicatie.’ Vooral communicatie is in die laatste fase van groot belang, aldus Rosan. ‘Ik vertel medewerkers wat er precies verandert, waarom het verandert, wat het oplevert en wat het van ze eist. Ook kunnen ze altijd met vragen bij mij terecht.’ Dit betekent niet dat Rosan alle details kent van de achterliggende techniek. ‘Er zit heus een technisch aspect aan mijn werk, maar ik ben geen specialist. Daar heb ik een team van deskundigen voor, waar ik dan weer terecht kan met vragen. Ik ben dus een beetje de schakel tussen het systeem en de medewerker.’ VOORTDUREND SCHAVEN Ook de werkwijze van de afdeling financiën is momenteel aan vernieuwing toe, vertelt ze. ‘De leverancier liet weten dat 25 NNAAAMAM: Roossann Koolen LLEEEFTITIJDJD: 330 FUN T E: projec l d nformatievoo zien n B J gemeente FUNCTIIE proje tleider inform i orziening BIIJ:: gemeente Meiieri stad OPLEIDING: OPLEIDING: WOmastaste bestuurskunde EIDING: WOmaster e erijjs ad A het huidige systeem over anderhalf jaar gaat veranderen. Dit is een goed moment om te beoordelen of we misschien iets anders willen. We zijn natuurlijk aan het oude systeem gewend, maar is het nog optimaal? Ik ben nu met medewerkers in gesprek om dat te onderzoeken.’ Zo blijft ze voortdurend schaven. ‘We zijn ook de digitale samenwerking aan het evalueren. We hebben de afgelopen twee jaar vanwege corona natuurlijk hybride gewerkt. Nu dachten we: laten we ook eens kijken hoe we dit kunnen verbeteren. Bijvoorbeeld de manier waarop collega’s samenwerken in hetzelfde document. Het zijn misschien simpele dingen, maar er is een projectleider voor nodig om ze op de juiste manier te integreren.’
26 Online Touch Home