JONG&AMBTENAAR NAAM: Marianne Jongsma LEEFTIJD: 35 jaar NAAM: Jelle Luijben LEEFTIJD: 30 jaar FUNCTIE: contractmanager, SRO OPLEIDING: business administration bij de Hogeschool van Utrecht in Utrecht FUNCTIE: bedrijfsleider van zwembaden, SRO OPLEIDING: sportmanagement en ondernemen bij de ALO in Amsterdam Jelle Luijben DE MAN DIE ALLES VAN CONTRACTEN WEET Zodra een medewerker van SRO een inkoopcontract afsluit, met welke partij dan ook, komt Jelle in beeld. Het is zijn taak om van dit ingewikkelde proces een overzichtelijk en efficiënt geheel te maken. Wat zijn het voor contracten? ‘Dat kan van alles zijn. Een onderhoudscontract voor een dak. Een leveringscontract voor een maaimachine. Ieder contract is een overzicht van de belangrijkste gegevens van de overeenkomst. Bij een leveringscontract is dat bijvoorbeeld: prijs, levertijd, garantievoorwaarden. Vroeger beheerde elke budgethouder zelf zijn contracten, totdat er werd besloten om een contractmanager aan te stellen – en dat ben ik.’ Waarom was dat nodig? ‘Mijn functie is ontstaan omdat SRO een efficiënter systeem wilde. De werkwijze, de software; alles moest in dienst worden gesteld om de contracten zorgvuldig te kunnen managen. We hebben richtlijnen opgezet en er wordt een database aangelegd. Dit zorgt voor een eenduidig en helder proces.’ Wat is daar het voordeel van? ‘Bij een contract dienen beide partijen zich aan de gemaakte afspraken te houden. Als je ieder contact makkelijk kunt terugvinden, ken je meteen weer de basis van de samenwerkingsovereenkomst. Op die manier is het eenvoudiger om de kwaliteit die wij inkopen te waarborgen. Zo hadden we bijvoorbeeld een onderhoudscontract waarbij een partij niet helemaal leverde wat wij ervan verwachtten. Door goed contractmanagement, met regelmatige evaluatiemomenten, konden we samen met die partij kijken hoe we dat moesten oplossen. Dat gaat nu veel beter.’ Wat vind je het leukst aan je werk? ‘Dat ik alle vrijheid en vertrouwen bij SRO krijg om dit op te bouwen. De database, het systeem, de werkwijze. Door goed na te denken kan ik het hele proces standaardiseren. En kan ik iedere collega te hulp schieten. Ik lees de afspraken nog eens na en vertel ze wat ze het beste kunnen doen. Ik heb nu vierhonderd verschillende contracten verzameld, alles op dezelfde plek. De komende periode ga ik ze consistent in een programma invoeren, zodat ik alles in één oogopslag kan inzien.’ Maak je je eigen functie op deze manier niet overbodig? ‘Er zal altijd een coördinator nodig zijn. Dat is nu juist zo belangrijk: voortdurend evalueren. Ik wil mijn collega’s hierin begeleiden, want dat zijn geen contractmanagers, maar teammanagers, bedrijfsleiders, bouwtechnisch medewerkers. De meeste zijn minder bezig met de contracten dan ik. Nee, ik heb eerder iemand naast mij nodig dan dat ik zelf overbodig zal worden.’ 83
84 Online Touch Home