BINNENLANDS BESTUUR - WEEK 26 | 2020 34 SPECIAL THUISWERKEN DOOR: WOUTER BOONSTRA Corona confronteert gemeentesecretarissen met een nieuwe realiteit. In hoeverre is hun rol door het vele thuiswerken veranderd? Welke medewerkers hebben meer aandacht nodig en hoe houden zij verbinding met hun team en de organisatie? We vroegen het aan gemeentesecretarissen Cees Vermeer (Breda) en Beatrijs de Vries (Coevorden). GEMEENTESECRETARIS IN CORONATIJD ‘MENSEN MISSEN DE ONTMOETING’ Hoe je binnen twaalf uur algemeen directeur kunt zijn van een organisatie waar twee derde van de medewerkers thuis aan het werk is. Daarover schreef de Bredase gemeente secretaris Cees Vermeer op de eerste thuiswerkdag van de coronacrisis in zijn eerste coronablog op de site van Binnenlands Bestuur. De eerste thuiswerkdag voor de rest van Nederland tenminste, want Vermeer en zijn Brabantse collega’s zaten toen al een week in die situatie. Inmiddels zijn we (ruim) 25 blogs verder. Vermeer heeft de smaak te pakken. ‘Zo ontdek je tijdens deze crisis weer een nieuwe kant van jezelf’, stelt hij vast. Boegbeeld zijn van de organisatie was hij misschien al, maar dat werd hij de afgelopen maanden des te meer. De hoogste leidinggevende moet zijn ambtenaren helpen ‘focus te houden op de stad en wat daarvoor nodig is’. ‘Via vlogs, blogs, Teams, Zoom, ik ben constant aan het communiceren.’ ENERGIE Vroeger was hij op kantoor, liep hij over de gangen en stond zo in verbinding met zijn mensen. Nu is hij meer met mensen in gesprek, vindt hij, in een-op-een videocalls. ‘Er zijn meer echte verbindingen. Dat valt me op. Betere gesprekken. Je praat dieper met elkaar, over hoe om te gaan met de balans tussen werk en privé, met gezondheid. Je praat over wat er echt moet gebeuren, wat nodig is in de stad.’ Als directeur moet hij het nu meer van vertrouwen hebben. ‘Je bent minder hands-on, stelt waarom en waartoe-vragen.’ Ook spot hij leuke samenwerkingspatronen, zoals het horeca- en terrassenplan, waar de organisatie hard aan heeft gewerkt. ‘Dat hebben de mensen echt zelf georganiseerd. Die ruimte moet je bieden. Iedereen verzamelt zich, vanuit handhaving, ruimtelijke ordening, vergunningverlening; dat is nu gemakkelijk te organiseren.’ Een voordeel van de huidige organisatie, want als je dat per afspraak doet ben je gauw twee weken verder. ‘Je bent met de inhoud bezig. Dat geeft energie. En de gezamenlijke verantwoordelijkheid is groot.’ Hoe is dat in Coevorden? Beatrijs de Vries vindt haar rol niet zo heel veel anders dan anders, afgezien van de context. ‘Vanaf het begin is het een rare crisis, want je zit tegelijkertijd in de ‘warme’ fase en de nafase. Daarom kozen we ervoor zoveel mogelijk in de normale structuren te blijven werken.’ Ze merkt juist ook in deze tijd dat de contacten met maatschappelijke partners en inwoners essentieel zijn, om met elkaar te zien waar extra aandacht nodig is. En waar nodig die extra aandacht te kunnen geven. Als werkgever gaf ze ‘ Gelukkig hebben we korte lijnen met elkaar’ na de persconferentie van premier Rutte van 12 maart de boodschap: werk zoveel mogelijk thuis. Een organisatie op zich. ‘Maar de kracht van deze gemeente is aanpakken. Dat weekend is er flink aangepakt. We hebben iedereen goed geïnformeerd over wat we van hen verwachten en ondersteunende middelen aangeboden. Ook hebben we afspraken gemaakt met mensen waar thuiswerken niet kan. Met leidinggevenden hebben we per team via appgroepen snel al het noodzakelijke geregeld.’ Voordeel daarbij was dat de gemeentelijke organisatie in Coevorden al gebruikmaakte van eigen devices, waar mensen ook thuis mee kunnen werken. ‘Dat is een geluk.’ Buitendienstmedewerkers, (jeugd-)consulenten en het klantcontactcentrum moesten natuurlijk ook op een veilige manier door. Zij kregen veel vragen binnen uit de sectoren waar de corona-maatregelen gelden. ‘Je moet extra zaken regelen, maar we kennen de sleutel
35 Online Touch Home