T&G GROEP Annette Willems T&G Groep uit Schijndel is een aannemerscollectief met wortels in de groenvoorziening en bestaat uit vier werkmaatschappijen. De groep zorgt voor de inrichting en het beheer van groene, grijze en blauwe buitenruimten door heel Nederland. Ze realiseren en beheren terreinen van hekwerk tot straatwerk en van daktuin tot riolering. Annette Willems van Conformiso begeleidt de T&G Groep op het gebied van KAM-management. Ze vertelt over haar werk als KAM-adviseur en de oplossingen die ontstaan door anders naar certificering te kijken. Hoe vertaal je theoretische normen naar praktische processen die worden gedragen binnen de organisatie? “KAM moet geen papieren tijger zijn die je wordt opgelegd vanuit een opdrachtgever, maar het moet gedragen worden in de organisatie en je dwingen jezelf te verbeteren,” aldus Annette. KAM GAAT DE HÉLE ORGANISATIE AAN “Het onderhoud aan het KAM-systeem en het voldoen aan de verplichte registraties is vaak het pakkie-an van de KAM-coördinator. Met andere woorden: het leeft niet in de organisatie. Het wordt afgeschoven, terwijl het eigenlijk de hele organisatie aangaat. Er zijn daarnaast steeds meer normen waaraan een bedrijf moet voldoen om aan de ruime eisen van opdrachtgevers te voldoen. We willen niet certificeren om te certificeren maar juist bereiken dat de certificaten zorgen dat we belangrijke processen blijven verbeteren.” Annette: “In de praktijk ontbreekt een eenduidige structuur. Je merkt gewoon dat medewerkers ver van het KAM-systeem afstaan. Men weet dat er procedures en documenten zijn, maar niet waar ze voor dienen. Daarom gaan we alle normeisen vertalen naar de organisatie, en niet andersom. Daarnaast willen we de betrokkenheid van de medewerkers vergroten. Je moet aandacht faciliteren, niet afdwingen! Door overzicht te creëren, en bruikbare tools aan te reiken, wordt draagvlak verkregen en maakt men tijd voor KAM vrij. Alles moet uiteindelijk leiden tot één systeem dat voor iedereen werkt en dat past bij de T&G Groep.” EÉN SYSTEEM VOOR COMPLETE KWALITEITSMANAGEMENT “Vroeger was KAM erg zwart-wit; er waren verplichte procedures en er was vaak maar één goed antwoord. Tegenwoordig heb je de vrijheid om zelf je weg te vinden naar een eigen systeem. Zowel voor de CI [Certificerende Instellingen, red.] en de bedrijven is dit even 17 wennen. Bedrijven mogen de theoretische normeisen vertalen naar hun eigen processen op basis van de risico’s die zij zien. In tegenstelling tot het klakkeloos overnemen van papieren tijgers zoals in het verleden het geval was. Voor de CI geldt dat zij zich niet alleen blindstaren op schriftelijke procedures. In hun audits moet er meer naar het bedrijf zelf worden gekeken. Wat wij hebben gedaan: de schriftelijke procedures overboord gegooid. In plaats daarvan hebben we de stapel papier samengevat in één visuele weergave van de KAM eisen. Hierdoor ontstaat er één systeem voor alle normeisen en bedrijfsafspraken. Het tweede voordeel van de checklist is dat medewerkers, die niet alle procedures uit hun hoofd kennen, nu in een oogopslag zien wat van ze wordt verwacht in zake KAM. Daarnaast ontwikkelen we een online omgeving waar alle relevante documenten terug te vinden zijn. Registraties gebeuren meestal via de bedrijfsapp, zodat ze meteen digitaal beschikbaar zijn. Dat is ook makkelijker voor de medewerkers. Zij hebben alle formulieren en dergelijke direct bij de hand. We zijn nog aan het ontwikkelen en het zal even wennen zijn als we over gaan. Maar het lijkt erop dat de checklist, app en online omgeving een plat, praktische en overzichtelijk systeem gaan worden!”
18 Online Touch Home