Risicomanagement in 2018 In 2018 is begonnen met het vastleggen van het HR-beleid. Diverse deelbeleidsnota’s zijn opgesteld, enkele ervan zijn al gedeeld met de OR. De personeelsgids is in 2018 herschreven en in moderne vorm gepubliceerd. De personeelsadministratie wordt niet in een geautomatiseerde omgeving gevoerd. Hierdoor is het declaratieproces tijdrovend en inefficiënt en is het risico van fouten tegen de privacywet aanwezig. In 2018 is besloten tot de overstap naar een modern systeem voor de personeelsadministratie. Dit systeem wordt in 2019 ingericht en in gebruik genomen. In de financiële administratie ontbreekt een koppeling met de verplichtingenadministratie. Dit zorgt in toenemende mate voor inefficiënte bedrijfsvoering en ook een groeiende kans op fouten. Inrichting van een aan de factuurfiatteringssoftware gekoppeld system is in 2018 gestart maar lijkt niet succesvol te worden afgerond. In 2019 wordt gezocht naar één moderne cloudbased geïntegreerde ER- softwareoplossing. Dit zorgt voor een betere beheersing van de administratieve bedrijfsprocessen. Het uit 2014 stammende besluit om de financiële administratie uit te besteden wordt in dit proces heroverwogen. De SKD heeft te maken met het verwerken van persoonsgegevens. Het risico dat er fouten worden gemaakt en/of er niet conform de wet wordt gewerkt is afgenomen doordat in 2018 in kaart is gebracht welke maatregelen genomen moeten worden om te voldoen aan de vereisten gesteld in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Er zijn diverse protocollen en werkbeschrijvingen opgesteld, waaronder privacy-beleid en privacy-statement, protocol datalekken, protocol tot verzoek van inzage, aanpassing of verwijdering van persoonsgegevens. In 2019 worden workshops georganiseerd om de bewustwording verder uit te bouwen en de interne beheersmaatregelen. De plannen voor de bouw/renovatie van het Marinemuseum brengen vanwege de omvang en complexiteit financiële risico’s met zich mee. In 2018 zijn de marktprijzen voor bouwmaterialen en werkzaamheden verder gestegen als gevolg van de groeiende economie. Als gevolg daarvan heeft de planvorming te maken met risico’s op oplopende kosten. De Raad van Toezicht heeft een begeleidingscommissie voor de ontwikkeling van de plannen van het Marinemuseum 2.0 ingesteld en de SKD betrekt een bouwmanagementadviseur bij de doorrekening van de kosten. De SKD beheert een wapencollectie van ongeveer 8.000 vuurwapens die elk onder een ander regime van controle en toezicht vielen. In 2017 is aangevangen met de inventarisatie en aan dit project is in 2018 voortvarend doorgewerkt. Een aantal onvolkomenheden en mogelijke kwetsbaarheden voor de SKD werden weggenomen en in overleg met landelijke politie en de dienst Justis, onderdeel van het ministerie van Justitie en Veiligheid is een unieke maatwerk vergunningsstructuur overeengekomen. Alle SKD-locaties zijn naar eenzelfde stelsel van registratie en toezicht gebracht. Concreet heeft dit geleid tot een aantal grote inventarisatie- en opschoningsprojecten. De prognose is dat begin 2019 alle collecties zijn opgefrist, alle kwetsbaarheden zijn weggenomen, elke museumlocatie over een correct en sluitend verlof beschikt en dat deze tezamen onder één SKD-brede Ministeriële ontheffing vallen. Medio 2019 beschikken we daarmee over een uniek wapenbeheersmodel dat specifiek is toegesneden op de SKD. 42
47 Online Touch Home