Het Participatieproces in fases Wat leggen we vast? Elk proces kent 3 fases. In elke fase komen een of meerdere van de 5 bouwstenen voor die helpen om de fase goed uit te voeren. Op de bladzijde hiernaast is de hele aanpak in beeld weergegeven. de aanpak geeft een richtlijn voor het doorlopen van een aantal stappen in het proces. Die kunnen bij elk proces anders zijn en in een andere volgorde aan bod komen. Het is maatwerk. 1e fase We nemen bij elk proces als uitgangspunt dat we starten met het helder krijgen van het vraagstuk en het speelveld, ofwel; waar gaat het over en wie is erbij betrokken? We maken een omgevingsanalyse. In bepaalde gevallen doen we dat samen met betrokkenen. Bijvoorbeeld wanneer het politiek of omgevingsgevoelig ligt, of de belangen erg uiteen lopen. In deze fase kijken we ook direct naar de eventuele randvoorwaarden en kaders. Wat ligt echt vast? Denk daarbij aan wettelijke, financiële, beleidsmatige zaken of is er bijvoorbeeld een tijdslimiet? Weet waar er harde grenzen zijn en waar er mogelijkheden of ruimte zit. We bespreken in deze fase ook de rollen van betrokkenen. Voor de gemeente is dan een belangrijke vraag of ze faciliterend, regisserend of uitvoerend is en welke rol de gemeenteraad in het proces heeft. Op basis van het vraagstuk en het speelveld zetten we de volgende stap. We ontwerpen een participatieproces op hoofdlijnen. De eerste stap van het proces wordt al wat meer ingevuld. Volgende stappen in het proces worden globaal bedacht, maar pas later definitief ingevuld afhankelijk van de vorderingen. In het procesontwerp neem je mee op welke manier en op welke momenten je met wie aan het beantwoorden van het vraagstuk gaat werken. Hiervoor zijn allerhande werkvormen en samenstellingen mogelijk. De projectleider geeft leiding aan het proces en stemt af met betrokkenen. Bij grotere, complexere processen met veel impact is het nodig om in fase 1 ook al met belanghebbenden te overleggen. Dat vergroot het commitment op het proces en draagt in grote mate bij aan verbinding en vertrouwen. Afhankelijk van de beslissingsbevoegdheid stelt het college of de raad het procesontwerp vast om ook op dat vlak commitment voor het proces te krijgen. Het kan dus zijn dat in fase 1 de BOB procedure al volledig wordt doorlopen. Hierin is ook duidelijk dat het proces niet rigide is maar flexibel om zo in te spelen op de actualiteit en de dynamiek. Let op! Tijdens het proces goed vastleggen wat er is afgesproken en regelmatig terugkoppelen. Na het afsluiten van deze fase is het mogelijk dat in de loop van het proces weer teruggekeerd moet worden naar een deel van deze fase. Dat moet dan goed onderbouwd en duidelijk gecommuniceerd worden. Lees verder op volgende pagina.
16 Online Touch Home