Stap 3: Selectie van mogelijke leveranciers Als de doelen, blauwdruk, scope en selectiecriteria met weging opgesteld zijn, wordt er een longlist opgesteld met leveranciers waarvan bekend is dat ze aan de criteria voldoen. Voor het opstellen van een longlist is marktkennis nodig. Een extern adviesbureau, zoals HC&H, kan hier goed bij helpen. Stap 4: Van longlist naar shortlist Om van een longlist naar een shortlist te komen, is het van belang te weten welke leverancier het beste bij de corporatie past. Hiervoor is meer informatie van en over de leveranciers nodig. Er zijn verschillende manieren om deze informatie te verzamelen, bijvoorbeeld door een RFI (Request for Information) naar de leverancier te sturen, leveranciers een presentatie te laten geven of deskresearch te doen. Met de verkregen informatie vallen een aantal leveranciers af, omdat deze niet of in mindere mate aan de eisen van de corporatie voldoen. Er blijft een shortlist van 2 tot 4 leveranciers over waarmee een verdiepingsslag gemaakt wordt. Stap 5: Verdiepingsslag en het maken van een keuze Als de shortlist is samengesteld, vindt er een verdiepingsslag plaats om te bepalen welke leverancier het beste voldoet aan de selectiecriteria. Het opstellen van een RFP (Request for Proposal) is hier de beste manier voor. Naast het opstellen en versturen van een RFP naar de leveranciers, kan er informatie opgehaald worden door referentiebezoeken en/of bezoeken aan de leveranciers. Als de informatie binnen is, wordt door de projectleden individueel de beoordelingsmatrix ingevuld met de selectiecriteria. Patrick van Lingen Business Consultant HC&H De leverancier met de hoogste score is de ‘winnaar’ en hiermee worden contract-onderhandelingen gestart. Stap 6: Contractonderhandeling Als er een partij over is, dient er een contract afgesloten te worden inclusief een verwerkersovereenkomst. In de fase van de contractonderhandeling dienen onder andere de volgende onderwerpen aan de orde te komen: • Service Level Agreement (SLA) • Kosten • Looptijd van het contract • Voorwaarden • Juridische toets Het afsluiten van een contract is specialistische materie. Een corporatie doet er goed aan om de overeenkomst te laten toetsen door een ervaren, externe partij zoals bijvoorbeeld HC&H en, indien nodig, een jurist. Op deze manier worden belangrijke afspraken niet vergeten en goed geborgd. Daarnaast worden afspraken in het nadeel van de corporatie voorkomen. ▶
14 Online Touch Home