ONDERNEMERSNIEUWS Hulp bij AVG Onlangs ging de wet Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) in. Dat betekent onder andere dat u zorgvuldig en veilig moet omgaan met privacygevoelige informatie zoals persoonsgegevens, zowel van uw personeel als van uw klanten en relaties. Doet u dat niet, dan riskeert u een flinke boete. HISWA Vereniging helpt u graag bij het invoeren van noodzakelijke maatregelen. Hier leest u precies wat u moet regelen om aan de AVG te voldoen. U moet zorgen voor vier belangrijke zaken. Ons privacybeleidsdocument kunt u als leidraad toepassen voor uw eigen organisatie. Privacybeleid In het uitgeschreven beleidsdocument beschrijft u onder meer waarom u welke gegevens bijhoudt. U omschrijft wie verantwoordelijk is voor de gegevens en hoe de privacy is geborgd. Ook omschrijft u wanneer de gegevens worden gewist, hoe personen hun gegevens kunnen inzien of laten verwijderen. Tot slot schrijft u voor dat datalekken zo snel als mogelijk worden gemeld bij de Autoriteit Persoonsgegevens. HISWA Vereniging heeft voor u een standaard privacybeleidsdocument opgesteld. Dit kunt u als leidraad toepassen voor uw eigen organisatie. Verder is er een sjabloon voor de registratie van persoonsgegevens voor u beschikbaar. Privacyverklaring De privacyverklaring is gebaseerd op uw privacybeleid. In de verklaring omschrijft u hoe personen hun gegevens kunnen inzien of laten verwijderen. Ook staat erin waar ze eventueel een klacht hierover kunnen indienen. Deze verklaring moet openbaar en goed leesbaar zijn. Met de tool van VeiligInternetten stelt u eenvoudig zelf een privacyverklaring op. Deze kunt u voorzien van uw eigen logo. De verklaring moet aansluiten bij uw privacybeleidsdocument. Verwerkersovereenkomst Alle partijen die met uw persoonsgegevens werken, 14 HISWA MAGAZINE 3 moeten net als u zorgvuldig omgaan met deze gegevens. Om dit goed te regelen stelt u samen een verwerkersovereenkomst vast. Vaak bieden de partijen zelf een overeenkomst aan. Let op, wees zorgvuldig bij het bepalen met wie u dergelijke overeenkomsten aangaat. Alle partijen waar u uw gegevens heen stuurt, handmatig of via een automatische verbinding, vallen hieronder. Niet alleen online platforms waar uw gegevens en producten of diensten worden gepresenteerd maar ook bijvoorbeeld het externe verzendhuis van uw nieuwsbrief of kerstkaart. HISWA Vereniging heeft voor u een standaard verwerkersovereenkomst opgesteld. Deze kunt u toepassen als de aangeboden overeenkomst van een andere partij niet voldoende zekerheid geeft. Verwerkingsregister U moet een register bijhouden met deze verwerkersovereenkomsten. HISWA Vereniging heeft een sjabloon voor dergelijk register voor u opgesteld. Alle documenten zijn exclusief en gratis beschikbaar voor HISWA-leden. Ze zijn te downloaden via www.hiswa.nl/avg.
15 Online Touch Home