Podium Annual Tactical Portfolio Plan WHEN: WHAT: Strategic roadmap Organisation roadmap Application roadmap Partner roadmap Dependencies Governance roadmap Technical roadmap Resourcing roadmap 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 Portfolio and dependencies (functional, technical, resources, planning, stakeholders) Digital and in secure way (IT strategy) Workplace anytime xyz 12 Strong network by digital tools (network strategy) Project X Project XY Security improvements Roadmap of strategic partner/stakeholder (better alignment of dependencies) Mapping of dependencies identified (better decision-making) Governance and decision-making improvement (establish clear governance and communication) Technical upgrades/debt Network upgrades Team sizing, costs & forecasting (alignment with strategy, business benefits, strategic investment decision-making) Infrastructural upgrades Cloud Portfolio Jaarplanning voor identificatie van afhankelijkheden de drie elementen, met alle geïdentificeerde afhankelijkheden daadwerkelijk visueel aan de muren. Op deze manier worden de complexiteit en afhankelijkheden letterlijk zichtbaar voor het management, kunnen deze besproken worden met alle stakeholders, en kan datagedreven besluitvorming plaatsvinden. Onderzoek toont namelijk aan dat portfoliobesluiten in de praktijk veelal tijdens meetings worden genomen met behulp van grafische informatie. Ook uit de interviews kwam naar voren dat dit een sleutelvoorwaarde is voor succes: de complexiteit van hetgeen waarover je besluit letterlijk in beeld brengen. Obeya room (Romero et al, 2019) Toepasbaarheid Dit governance framework biedt een praktische oplossing om grip te krijgen op projectafhankelijkheden bij IT-projecten. Bij het Openbaar Ministerie heb ik het al deels geïmplementeerd, waarbij voor de business de resultaten van de aanpak snel zichtbaar werden. Het governance framework is een vernieuwende aanpak die verder gaat dan wat er op dit gebied tot nu toe beschreven is in de literatuur. De sleutel daarin is de combinatie van de drie elementen: Portfolio Governance proces, planning en communicatie. Het governance framework zal uiteraard niet in elke situatie één-op-één toepasbaar zijn; dat blijft deels afhankelijk van de verschillende contexten en culturen. Wel kan het governance framework dan als referentiemodel gebruikt worden voor de IT-organisatie. Want voor elk IT-project geldt: IT-governance processen moeten bewust ontworpen, geïmplementeerd en gecommuniceerd worden. Thomas Damen (TDamen05@gmail.com) is portfoliomanager bij het Openbaar Ministerie Nummer 38, april 2021 47
48 Online Touch Home