partner TOPdesk en datagedreven sturen De dienst Centrale Informatievoorziening zorgt voor de industriële automatisering bij onder andere bruggen en tunnels. beeld: shutterstock Ook buiten IT groeit het gebruik van TOPdesk als een soort ‘mini-zaaksysteem’. Dat gaat van een helpdesk voor waterprofessionals en een meldloket voor objecten langs de weg zoals dode dieren of volle prullenbakken, tot een systeem voor vragen van persdiensten of meldingen van burgers over hun water-, verkeer- en leefomgeving. Zo helpt de software RWS door de hele organisatie heen meer procesgewijs te werken. Schreur: “RWS werkt van oudsher incidentgedreven. Door activiteiten in TOPdesk te zetten, ontstaat er een uniforme, procesmatige werkwijze.” Verwater voegt toe: “We willen alle serviceprocessen binnen RWS die nu nog via Outlook of Excel lopen zo stroomlijnen. Door mond-tot-mondreclame krijgen we hier veel aanvragen voor.” Dashboards Door de brede inzet van TOPdesk verzamelt RWS op allerlei terreinen gestandaardiseerd informatie. Dit past in de transformatie naar een datagedreven organisatie, waar RWS middenin zit. Schreur: “Maar als je wilt sturen op data, moet je wel overzicht hebben. Daarom hebben we de database van TOPdesk gekoppeld aan SAS, de BI-oplossing van RWS. Zo hebben we een dashboard waarmee je de voortgang rond tien speerpunNummer 38, april 2021 ten voor heel CIV volgt. Het maakt eenduidig inzichtelijk hoe de projecten van afdelingen bijdragen aan de doelstellingen van RWS. Doordat iedereen er bovenop zit, staan de resultaten vrijwel altijd in het groen. Maar we hebben ook dashboards om de voortgang van de operationele ITIL-processen te monitoren. Bespeuren we ergens een vertraging in de afhandeling, dan kunnen we daarop inzoomen.” TOPdesk is voor RWS dus veel meer dan software om de serviceprocessen te verbeteren. “Het is een instrument dat helpt onze organisatie te sturen”, concludeert Schreur. “We boeken resultaat op twee gebieden. Ten eerste is de kwaliteit van onze informatie beter, ook doordat we het uitwisselen van gegevens met externe leveranciers goed hebben ingericht. Daarmee hebben we inzicht in de voortgang van hun werkzaamheden. Ten tweede kunnen we door dingen geautomatiseerd te doen meer werk verzetten met minder mensen. Dat past ook in het beleid van een zo effectief mogelijke overheid.” Benieuwd wat TOPdesk voor uw organisatie en klanten kan betekenen? Neem contact op met Team Rijksoverheid via rijksoverheid@topdesk.com of +31 (0)15 270 09 00. i15
80 Online Touch Home