Over Informatie Gesproken Afscheid van gaswinning én van karrenvrachten papier Soms lijkt het wel of ‘overheid’ en ‘informatiehuishouding’ altijd in een ongelukkige relatie zitten. Een kijkje verder achter de voordeur, in dit geval die van Economische Zaken en Klimaat, laat zien dat met hard werken er wel degelijk sprake kan zijn van een harmonieus koppel. De Parlementaire Enquête Groninger Aardgaswinning is een keerpunt in de manier waarop de overheid haar informatie beheert. “We gaan nooit meer terug naar de karrenvrachten papier.” Door Cyriel van Rossum ohn van Schendelen geeft sinds 2012 leiding aan het Team Digitale Informatievoorziening van het ministerie van Economische Zaken en Klimaat en maakt deel uit van het projectteam Parlementaire Enquête Groninger Aardgaswinning (PEGA). Dat team wordt geleid door Harmen Droppers, lid van het managementteam Bureau Bestuursraad van hetzelfde ministerie. Hun project begon toen de Tweede Kamer begin 2019 besloot om een parlementaire enquête in te stellen naar aanleiding van de Groninger malaise rond de afwikkeling van aardbevingsschade. J Van Schendelen: “We wisten niets behalve dat de enquêtecommissie op een nog onbekend moment in de toekomst voorzien moest worden van zoveel mogelijk documentatie over 60 jaar gaswinning. Ook wat ze precies wilden weten, was nog niet bekend. Een kansloze exercitie als we zouden wachten op de vragen van de commissie. Die werden pas begin 2021 bekend via een zogenaamde vorderingsbrief. Na zo’n vordering heb je maar zes weken de tijd om die op te volgen.” Nummer 41, januari 2022 Droppers: “We moesten het dus al meteen heel breed aanpakken: zoveel mogelijk informatiebronnen in kaart brengen en toegankelijk maken. Alle archieven opentrekken, ongeacht waar die zich bevonden en hoe ze waren ingericht.” Van Schendelen: “Als we die informatie op papier bij elkaar zouden willen brengen, alles in viervoud (in verband met archiefvereisten bij de commissie en EZK, red), dan zou het halve AmaWe wisten dat papieren informatie verstrekken over 60 jaar gaswinning waanzin zou zijn zonewoud moeten worden gekapt. Bij de laatste enquête, die over de Fyra (20132016), was alles nog op papier, hoewel toen ook wel het een en ander digitaal beschikbaar was. We wisten dat papieren informatie verstrekken over 60 jaar gaswinning waanzin zou zijn. Verzamelen, digitaliseren, rubriceren Heel veel informatie moest nog gedigitaliseerd worden, want pas vanaf 2005 werd binnen het ministerie het gasdossier langzamerhand digitaal. Van het Directoraat-Generaal Energie stond een grote hoeveelheid informatie klaar om te worden overgedragen aan het Nationaal Archief. Die overdracht moesten we even stop zetten om alles door te spitten op alle denkbare informatie over de gaswinning. Ga er maar aan staan: 700 strekkende meters archief, waaruit wij een selectie van tegen de 20 procent maakten. Daarmee waren we er nog lang niet, want er waren méér archieven die belangrijke informatie zouden kunnen bevatten. We moesten bijvoorbeeld ook bij het Nationaal Archief gaan shoppen. Daarnaast moest informatie in het documentmanagementsysteem, in e-mailboxen en op netwerkschijven toegankelijk worden gemaakt.” Droppers: “We zijn meteen aan de klus begonnen toen de Kamer de motie aannam. Dat is inmiddels ruim twee en een half jaar geleden: verzamelen, digitaliseren, rubriceren, gemakkelijk toegankelijk en doorzoekbaar maken. En dat met een team van mensen naast de collega’s die zich beleidsmatig met het Groningen23
24 Online Touch Home