KENNISPARTNER CENTRIC De gemeente Texel koos voor haar nieuwe financiële systeem voor Key2Financiën in de cloud. De cloudoplossing is een logische keuze, vertellen Jeroen Backer en Jacqueline van Driel van de gemeente. Bovendien levert het voordelen op, zoals op elk moment kunnen beschikken over de juiste cijfers en niet meer afhankelijk zijn van het draaien van scripts op de eigen server. Zuiver beginnen in een nieuw systeem an Driel is financieel adviseur en Backer regievoerder van het administratieve team en applicatiebeheerder op afdeling Advies & Ondersteuning van de gemeente Texel. Samen trokken ze de kar van de overgang naar een nieuw financieel systeem. Van Driel als projectmanager, Backer verzorgde de implementatie aan de inhoudelijke kant. Alles gaat naar de cloud Het traject startte in 2021, toen duidelijk werd dat het financiële systeem dat de gemeente toen gebruikte, Decade, met ingang van 2024 niet meer door leverancier Unit4 werd ondersteund. Via een Europese aanbesteding werd Centric geselecteerd, met het pakket Key2Financiën. In januari 2023 startte de implementatie, het systeem ging live op 1 januari 2024. Dat het nieuwe systeem een cloudoplossing was, was een logische keuze, vertellen ze. Van Driel: “Het was voor ons geen vraag of we dat wilden, het past bij de cloudstrategie van onze gemeente.” Backer: “Als we hadden gekozen voor on premise, dan hadden we waarschijnlijk de hele implementatie over een paar jaar opnieuw moeten doen, omdat het dan alsnog naar de cloud ging.” V Gedegen voorbereiding De overgang naar het nieuwe systeem verliep soepel, dankzij een goede voorbereiding. De grootste uitdaging was het vertalen van de ‘oude’ werkwijze van de gebruikers naar het nieuwe pakket. Ook omdat de veranderingen pas zichtbaar worden bij ingebruikname van Key2Financiën, vertellen ze. Backer: “Ik heb de medewerkers zoveel mogelijk meegenomen in wat er ging veranderen. Ik maakte handleidingen en gaf trainingen, in eerste instantie samen met de consultant van Centric en na de livegang zelfstandig." Opnieuw beginnen Meteen zijn ook de werkwijzen en processen aangepakt. Backer: “We hebben er voor gekozen om opnieuw te beginnen en alles van A tot Z doorgenomen met de key users: de adviseurs, het team administratie en de gebruikers. Wat kan efficiënter, wat hebben jullie nodig en wat niet?” Het resultaat is onder meer een nieuw rekeningschema waarbij overbodige of niet meer gebruikte kostenplaatsen en grootboeken zijn geschrapt. Ook is de indeling en weergave van de programma’s gelijkgetrokken met de Iv3 Informatievoorschriften van het Rijk. “Tot en met 2023 had Texel een eigen programmaindeling, de weergave van de begroting en jaarrekening was dus anders dan de rapportage aan het Rijk. We moesten hierdoor twee structuren onderhouden. Met ingang van 2024 is dit nu gelijk.” Haperende verbinding Het kostte een paar weken voordat de technische verbinding goed werkte. “Zowel bij ons als bij Centric moesPluspunt van Key2Financiën is de koppeling met de basisregistraties BRP en NHR ten een aantal aanpassingen worden gedaan,” vertelt Backer. Ook de koppelingen met andere systemen waren een aandachtspunt. Van Driel: “Uiteindelijk bleek dat als je de techneuten van de betrokken partijen bij elkaar zet, ze het heel snel oplossen.” In januari 2024 ging 82 iBestuur 51, juli 2024
83 Online Touch Home