kan meenemen. Het gaat dan puur over het proces zelf, in relatie tot de inhoud van het project. Ook dat zijn zeker geen makkelijke gesprekken, omdat er vaak al onvrede in het team is geslopen.” Partijen tegenover elkaar De Belastingdienst is één organisatie, maar bij projecten die mislopen bestaat het vaak toch uit verschillende partijen, legt Bijl uit. In veel gevallen werd er bij projecten al door één of meerdere partijen voor risico’s gewaarschuwd, zonder dat daar direct iets mee werd gedaan. “Na afloop krijg je in gesprekken vaak mensen die hun gelijk willen halen, maar we zijn in dit soort gesprekken nooit ‘vingertje aan het wijzen’ of op zoek naar een schuldige,” legt Bijl uit. Wel wordt er zoveel mogelijk geprobeerd met het hele team in gesprek te blijven en iedereen aan boord te houden voor een oplossing. “Dat zijn vaak ingewikkelde gesprekken die elke keer anders verlopen. Soms is het beter om mensen iets anders te laten doen, terwijl anderen overtuigd moeten worden toch verder te gaan, omdat hun expertise onmisbaar is voor een project. Hier komen echte managementvaardigheden aan te pas.” Nieuwe technologie geeft vaak problemen Bij de Belastingdienst zijn er voor AcICT-adviezen inmiddels goedlopende processen ingericht, maar dat geldt lang niet voor iedere organisatie die een advies krijgt. Bij bijvoorbeeld kleinere overheidsorganisaties met minder projecten en slechts sporadisch een AcICT-advies, kan het wellicht minder gestroomlijnd verlopen. Bijl heeft enkele tips en adviezen. “Een van de rode draden die wij hebben geschetst is een inmiddels bekend geluid: een groot plan kun je maar beter in kleine brokjes hakken.” Met name bij grote moderniseringstrajecten ontstaan onderweg veel knelpunten, ervaart Bijl. “Er wordt in deze trajecten gewerkt met een bepaalde technologie, maar ineens moeten er zaken georganiseerd worden met een nieuwe technologie, waar geen of weinig kennis of ervaring mee is. Wat vaak gebeurt, is dat de kosten en de inschatting van de benodigde tijd dan te optimistisch zijn. We proberen bij dit soort projecten de risico’s zo klein mogelijk te maken door steeds kleine stappen te nemen. Het is geen rocket science, maar wel belangrijk.” Vaste bezetting Bijl denkt dat een vaste bezetting in de organisatie in de omgang met AcICT van groot belang kan zijn. “Het is mensenwerk. Door de jaren heen is er een relatie gegroeid tussen de Belastingdienst en AcICT. Het scheelt als je elkaar ook regelmatig spreekt, goed kan bereiken en elkaar daardoor beter begrijpt. Dat helpt bij het toelichten van een advies: hoe het bedoeld is en hoe je ermee om kan gaan. Zowel bij het AcICT als bij de Belastingdienst zijn de contactpersonen een stabiele factor. Organisaties die normaal gesproken weinig te maken hebben met AcICT, maar voor het eerst een advies krijgen, adviseer ik om zich te verdiepen in het mechanisme achter zo’n advies van AcICT. Uiteindelijk geef je toch belastinggeld uit aan IT-projecten, dus het is nooit erg als daar een extra paar ogen kritisch meekijken.” iBestuur 52, oktober 2024 57 Tineke Bijl: “Zowel bij het AcICT als bij de Belastingdienst zijn de contactpersonen een stabiele factor.” BEELD: ALGEMENE BESTUURSDIENST
58 Online Touch Home