WE’VE GOT THE SPACE COLUMN Onder de lak kunnen kijken Lakken dient altijd te gebeuren op een kopie en niet in het originele document Onlangs vroeg iemand me of het klopt dat de archieven op het Nationaal Archief gelakte documenten bevatten. Gelukkig kon ik hierop resoluut ‘nee’ zeggen. Nee, want dit staat haaks op transparantie en verantwoording. Archieven vormen het geheugen van de overheid en zijn van onschatbare waarde voor de burger en voor ons allemaal. En de inhoud mag niet verdwijnen achter een laag van onleesbare inkt. Overheidsarchieven zijn cruciaal bij het kunnen controleren en reconstrueren van het overheidshandelen en voor de rechtszoekende burger. Daarom moet die informatie authentiek en integraal beschikbaar zijn, zonder afgeschermde, gelakte delen. Want wat betekent een archief nog als essentiële informatie niet meer beschikbaar is? Welke burger, onderzoeker of journalist kan dan nog reconstructies maken van hoe beleid tot stand kwam? Natuurlijk, bij het verstrekken van informatie in bijvoorbeeld Wooverzoeken kan het om redenen noodzakelijk zijn om (privacy)gevoelige informatie af te schermen. Of informatie gevoelig is en nog niet voor ieder openbaar kan zijn of niet, wordt grotendeels bepaald door de tijd. Hoe recenter een gebeurtenis, hoe gevoeliger informatie kan zijn. Lakken is een praktische manier om informatie af te schermen, maar dit dient altijd te gebeuren op een kopie en niet in het authentieke, originele document. Er moet altijd de mogelijkheid zijn om ‘onder de lak’ te kijken. Nu en in de toekomst, waar het gaat om informatie kan zijn. Lakken manier om informatie af te s dit dient altijd te gebeuren niet in het authen document. de moge ‘onder Nu en waar h documenten die voor altijd moeten worden bewaard in een archief. Het is belangrijk het onderscheid hierin voor iedereen duidelijk te blijven maken. Het idee dat de zwart gelakte documenten van nu ook zo in het archief terecht komen, ondermijnt het vertrouwen in de overheid en voedt argwaan dat zaken voor altijd geheim zullen blijven. Dit betekent overigens niet dat informatie, eenmaal in de archieven, voor iedereen toegankelijk is. Waar dit van toepassing is kunnen beperkingen op de openbaarheid worden gesteld. In de nieuwe Archiefwet geldt ten aanzien van de aanwezigheid van persoonsgegevens een beperking op de openbaarheid van 110 jaar. Dit biedt de mogelijkheid om, bijvoorbeeld daar waar het privé-informatie in gemengde e-mailberichten betreft, de nodige bescherming te bieden. Met het verstrijken van de tijd zullen uiteindelijk alle beperkingen vervallen en worden alle archieven openbaar. Dan wordt de informatie toegankelijk en bruikbaar voor iedereen. Een archief met onleesbare zwartgelakte pagina’s is geen bruikbaar archief. Om openbaarheid en transparantie te waarborgen is het daarom noodzakelijk dat archiefvormers altijd de authentieke, ongelakte documenten overbrengen. Alleen zo blijft het verleden inzichtelijk, kunnen mogelijke fouten worden erkend en wordt recht gedaan aan het recht van burgers op informatie. afelonne doek Algemeen rijksarchivaris iBestuur 54, april 2025 39
40 Online Touch Home