DOCUMENTB E H E E R DELEN IS HET NIEUWE HEBBEN NIEUWE KANSEN VOOR HET DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEEM Het ziet ernaar uit dat de oude beloftes van document management systemen (DMS) eindelijk kunnen worden waargemaakt. De software is verder ontwikkeld en programma’s werken steeds soepeler samen. Eenvoudig documentbeheer is nu binnen ieders handbereik. Tekst: Harmen Lindeboom en Bart Groothuis, adviseurs bij M&I/Partners oordat we verder gaan is het handig vast te stellen wat we onder een DMS verstaan. Denk hierbij aan software waarin je niet alleen documenten kan opslaan maar ook de gegevens over die documenten: de zogenaamde meta-data. Dat betreft bijvoorbeeld het soort document, trefwoorden, dossiernummers en status. Dit geeft de mogelijkheid om allerlei gedrag in en rond deze documenten te bepalen zoals de toegang tot het document, de versies ervan en de vindbaarheid. Het systeem logt de gebruikershandelingen. De documenten zitten in een gestructureerde omgeving, wat maakt dat ze ook voor software goed te vinden zijn. Op die manier kunnen ook allerlei geautomatiseerde handelingen op deze documenten plaats vinden en kunnen de documenten ontsloten worden via andere applicaties. V OUDE REFLEX Een oude reflex van veel DMS-leveranciers was om daarmee alles naar zich toe te trekken. De redenatie was als volgt: alle processen maken gebruik van documenten, alle documenten horen thuis in het DMS, dus ook alle processen. Het workflowmanagement dat de processen digitaal kan begeleiden en het documentmanagement gingen een huwelijk aan en 48 de term Enterprise Content Management (ECM) was geboren. Hiermee wordt de combinatie van DMS, workflowmanagement en recordmanagement (digitaal archiveren) bedoeld. De bedoeling was om één omgeving te bieden waarin alle bedrijfsprocessen hun plek konden vinden. Dat leverde grote en vooral complexe systemen op. Immers voor alles diende een plek in het systeem te worden gevonden. ACCEPTATIE De gebruiker stribbelde tegen. Het concept van documentmanagement is vaak abstract en was door gewone gebruikers lastig te vatten. Het opslaan op een netwerkschijf was eenvoudig en leverde het kortetermijneffect dat veel gebruikers zoeken. Dus waarom zou je het anders doen? Je document registreren in een DMS was meer werk, zeker als dit allemaal losstond van de lokale opslag. Wat ook niet hielp was dat het hoofd DIV (of
49 Online Touch Home