SPECIAL Digitaal werken in praktijk gebracht Van vaag containerbegrip naar concreet en breed gedragen doel Digitaal werken is een containerbegrip geworden waar iedereen een andere uitleg aan geeft. Heeft het te maken met fl exwerken, documentmanagement, iPads, een paperless offi ce of is het vooral ketenregie? Dit artikel beschrijft een aanpak om digitaal werken voor uw organisatie concreter te maken om zo de ambities op dit vlak scherper te kunnen formuleren. Tekst: Harmen Lindeboom, Rob Berentsen, Barry Woudenberg, Frank Hendriksen, adviseurs bij M&I/Partners ijzelf hanteren de volgende defi nitie voor digitaal werken: werken binnen een werkomgeving waarin de digitale informatie leidend is. Als informatie op papier wordt ontvangen, wordt deze zo vroeg mogelijk omgezet naar een digitale variant. Alle informatie in de bedrijfsprocessen wordt digitaal opgeslagen, verwerkt, gearchiveerd en ontsloten (intern en extern). Ook deze defi nitie laat nog de nodige ruimte voor nadere invulling. Digitaal opslaan kan op een netwerkschijf, maar voor een goede integratie naar andere applicaties heeft dit heel snel zijn beperkingen. Zo worden binnen de overheid de nodige eisen gesteld aan de voorwaarde waarmee digitaal gearchiveerd mag worden. In de praktijk is een vorm van recordmanagement weldra een vereiste. Maar ook het digitaal ondersteunen van processen kent zo veel verschijningsvormen dat de invulling voor de eigen organisatie per geval zal verschillen. Dat vraagt dus om een nadere invulling. Dit artikel beschrijft een methode om die invulling in vijf stappen te concretiseren. Zodat u gestructureerd overzicht krijgt van onderwerpen die met digitaal werken te maken hebben, de huidige positie van uw organisatie hierin en het te stellen doel. W Stap 1: Beelden verzamelen Start met het invullen van de term digitaal werken. Neem hiervoor de belangrijkste spelers in de organisatie bij elkaar en vraag ze gezamenlijk in te vullen wat ze precies onder digitaal werken verstaan. De groepsgewijze aanpak hierin is belangrijk. De deelnemers moeten op elkaars onderwerpen voort kunnen borduren om het plaatje zo compleet mogelijk te kunnen maken. Wanneer er weinig ervaring is met digitaal werken kan het goed zijn om een of enkele externe experts mee te laten denken in de groep en te putten uit de voorbeeldlijst (zie kader). De persoonlijke invulling van digitaal werken loopt per werknemer waarschijnlijk sterk uiteen. De een zal zich laten leiden door de infrastructuur (’Ik wil overal kunnen werken’). Voor een ander telt de hardware (‘Ik wil een iPad’), de software (’Ik Voorbeeldlijst onderwerpen digitaal werken: • Mobiel werken • Beeldschermwerken • Flexibele (thuis) werkplekken • Digitaal archiveren • Digitale postafhandeling • Substitueren / vervangen papier • Digitaal tekenen • Klant portalen • Apps voor klanten en medewerkers • Centrale dossiers • Formulier sjablonen • Formulieren en gestructureerde gegevens • Zaakgericht werken en processturing 26
27 Online Touch Home