n bij een project niet toelaat en dat een vakdirecteur of afdelingshoofd hiertoe beter in staat zijn en beschikken over de inhoudelijke kennis voor een betere invulling van het opdrachtgeverschap. Zorg bij door-delegeren voor structureel en frequent overleg met de opdrachtgever. KRIJGT MEN UIT DE GANGBARE ‘STOPLICHT-OVERZICHTEN’ WEL REALISTISCHE INFORMATIE? Opdrachtgever versus eigenaar Daar waar wetgeving en projecten worden uitgevoerd door bijvoorbeeld ZBO’s, bestaat binnen en tussen organisaties onderscheid tussen opdrachtgever en eigenaar. De eigenaar is met name belast met de algemene, organisatorische vraagstukken; de opdrachtgever met de taken die voortvloeien uit wetgeving en de uitvoering van projecten. Daar waar eigenaar en opdrachtgever binnen dezelfde organisatie werken, worden deze rollen functioneel gescheiden. In de afgelopen jaren heeft de overheid sterk ingezet op verdere samenwerking voor onder meer shared services. Samenwerkingsverbanden kunnen leiden tot extra complexiteit bij de invulling van opdrachtgeverschap en governance. Het risico bestaat dat de continuïteit en overall kwaliteit van de betreffende organisatie voorrang krijgen boven het project waarop de opdrachtgever stuurt. De afhankelijkheden in die organisatie wegen mee voor het project en moeten deel uitmaken van overleg tussen opdrachtgever-opdrachtnemer-eigenaar. Dit geldt met name voor grote, risicovolle ict-projecten. Zorg bij deze projecten daarom voor structurele en frequente afstemming in de driehoek opdrachtgever-opdrachtnemer-eigenaar. Houd hierbij rekening met de omvang, status en risicoprofi el van projecten. Samenstelling stuurgroep Een stuurgroep vertegenwoordigt normaliter drie projectbelangen: opdrachtgever, senior supplier en senior user. Nu zijn er nogal wat ict-projecten in de overheid waarbij het gebruik van applicaties bij burgers, bedrijven of andere (lagere) overheden ligt. In die projecten is het vormgeven van sturing namens een senior user lastig te realiseren. Vaak komt het erop neer dat een beleidsinhoudelijke afdeling deze rol invult. Daarbij ontstaat echter het risico dat dit samenvalt met het (al dan niet door-gedelegeerde) opdrachtgeverschap bij dezelfde beleidsinhoudelijke afdeling. Zo wordt het moeilijker specifi ek te sturen op het gebruikersperspectief en potentieel ook de projectbeheersing namens de opdrachtgever. Zorg voor betrokkenheid van de drie projectbelangen. In situaties waarin bijvoorbeeld overlap ontstaat tussen senior user en opdrachtgever, maak dit expliciet en pas functiescheiding toe. In situaties waar geen directe senior user is, zorg voor het betrekken van dit belang door middel van demonstraties, presentaties en/of referentiegroepen. Informatieverstrekking Tot slot speelt informatieverstrekking een grote rol in het succesvol managen van projecten. Krijgt men uit gangbare ‘stoplichten-overzichten’ wel realistische informatie? Een optimistische inkleuring van voortgangsrapportages is algemeen bekend, maar kunnen overheidsorganisaties ook wel voldoende open zijn over tegenvallende resultaten? Is de cultuur voldoende zakelijk om de dialoog tussen opdrachtgever, opdrachtnemer en eigenaar scherp te kunnen voeren? De inzet van (onafhankelijke) quality assurance kan bijdragen aan de kwaliteit van de voortgangsinformatie en op belangrijke go/no go-momenten specifi ek onderzoek doen naar de kwaliteit van (tussen)resultaten. Quality assurance kan voor alle genoemde aspecten een waardevolle rol vervullen. Zorg voor aanvullende zekerheid bij informatieverstrekking over het ict-project en vul dat bij go/no go-momenten aan met specifi eke onderzoeken. Voor elk project dient een zakelijke rechtvaardiging te bestaan. In een goede business case kan berekend worden of een investering voor nieuwe (ict)middelen of vervanging ervan gerechtvaardigd wordt. Zorg bij projecten met een maatschappelijke doelstelling waarbij de meer fi nanciële baten moeilijk te becijferen zijn voor een business case en bijbehorend batenmanagement op het niveau van de maatschappelijke baten. Betrek in de business case scenario’s en gebruik benchmarkgegevens voor ict-ontwikkeling. Financiering Een opdracht wordt, ook binnen de overheid, gegund op basis van een offerte waarin een beschrijving van de projectresultaten en een begroting wordt gegeven. De bijzonderheid is echter binnen de overheid dat de rekening voor kostenoverschrijding al snel terugkomt bij de opdrachtgever en daarmee het fi nanciële risico voor de opdrachtnemer beperkt blijft. Houd rekening met het gegeven dat de kosten gedeeltelijk onzeker blijven. Voor de vraag of de kostenraming voldoende realistisch is, kunnen onafhankelijke reviews op projectplan en -begroting sterk bijdragen. Software-ontwikkeling Meer en meer wordt softwareontwikkeling gebaseerd op agile modelling. Deze methodiek werkt vaak zo goed omdat de opdrachtgever snel resultaat ziet van kort-cyclische ontwikkelfasen en kan beoordelen of deze bijdragen aan de doelstellingen. Zorg voor betrokkenheid van de opdrachtgever (ook bij door-delegeren van het opdrachtgeverschap). Zorg daarnaast voor demo’s/presentaties aan gebruikersgroepen (referentiegroepen). Juist agile softwareontwikkeling leent zich erg goed voor het geven van demo’s van tussenresultaten. HOUD PROJECTDOELEN DAAROM EENVOUDIG EN ENKELVOUDIG
24 Online Touch Home