DIGITALE TR ANSFORMATI E DIGITALE TRANSFORMATIE: HOE DOE JE DAT? AANPAK VRAAGT OM LEF, INZICHT EN PRINCIPES Er is al veel geschreven over de urgentie voor overheidsorganisaties om aan de slag te gaan met digitaal werken. Maar bij wie ligt de actie en hoe pak je dat dan aan? Patricia Croese en Marjan Schils, verandermanagers ls het gaat om digitaal werken hebben grotere gemeenten inmiddels een vastgestelde visie op digitale dienstverlening, interne denktanks en een business intelligence unit met data-analisten die ‘out-of-the box’ denken. Maar hoe vergaat het de rest van Nederland? Zeker kleinere organisaties missen vaak de kennis en middelen om tot een visie en bijhorend plan te komen. Ambitie is niet voldoende. Iemand met visie zal de transitie intern op gang moeten brengen. A Digitaliseren wordt onterecht gezien als een logische klus voor managers die verantwoordelijk zijn voor de documentaire informatievoorziening of de ICT. Ook wordt het vaak gekoppeld aan de aanschaf van een nieuw zaaksysteem of DMS en verwordt het daarmee tot één groot ICT-feest. Digitaal werken introduceren vanuit een technology push is echter onverstandig. Waarom dan zo’n technische aanpak? Wellicht omdat de informatievoorziening in (semi)publieke organisaties over het algemeen bestaat uit een complex stelsel van systemen en koppelingen. Met de ervaring dat verandertrajecten vastlopen op langdurige, 30 kostbare ICT-trajecten, is de verleiding groot ICT-specialisten maar meteen de lead te geven. A J OMGEVINGSWET De Omgevingswet, en het daarbij horende nieuwe digitale stelsel, geeft een extra impuls aan de digitalisering. Het stelsel wordt bestudeerd en beoordeeld op technische complexiteit. Frustratie alom, want de materie is zeer complex, de benodigde details ontbreken nog, de tijd dringt en bijna iedereen wil ermee aan de slag. Bestuur- en beleidsadviseurs, belast met de opdracht om de Omgevingswet te implementeren, zitten met de handen in het haar. De omvang van de veranderingen is enorm, dus waar begin je? Hoe borg je dat de organisatie per 2019 klaar is voor de Omgevingswet, haar informatiehuishouding op orde krijgt en volledig aansluit op het nieuwe digitale stelsel? Alleen een integrale ontIMPACT VAN DIGITAAL WERKEN Een van de aspecten die bestuur en management dreigen te onderschatten is de impact op de organisatie van volledig digitaal en zaakgericht werken. Het gaat om een nieuwe manier van werken met grote gevolgen voor de wijze waarop medewerkers hun taak uitoefenen. Vanaf het eerste klantcontact worden zij verantwoordelijk voor dossiervorming die zij delen met collega’s en die transparant is voor klanten en ketenpartners. Dat klinkt simpel en logisch, maar er komt heel wat meer bij kijken dan de implementatie van een nieuw systeem. Deze nieuwe manier van werken vraagt om een herbezinning op bestaande werkprocessen, rollen, verantwoordelijkheden, houding en gedrag. Zo’n transitie vergt breed draagvlak en wikkelaanpak, met ruimte voor voortschrijdend inzicht, past bij een dergelijke complexe transitie.
31 Online Touch Home