artikel digitaal vergaderen en wat mag wel, wat niet? Tekst: Edelweiss Franklin, strategisch adviseur Samen Organiseren bij VNG Realisatie De maatregelen tegen de verspreiding van het coronavirus maken fysiek vergaderen van gemeenteraden vrijwel onmogelijk. Dit heeft geleid tot een tijdelijke wet om digitaal vergaderen en digitale besluitvorming mogelijk te maken. De VNG heeft hiervoor een implementatieplan en stappenplan opgesteld. In dit artikel wordt er uitgelegd hoe digitaal vergaderen en digitale besluitvorming in de praktijk kan worden toegepast. waar moet je op letten bij digitaal vergaderen? Het vergaderen via verschillende videokanalen is procedureel niet anders dan vergaderen in de fysieke aanwezigheid van alle deelnemers. In de oproep tot een raadsvergadering mag een digitale omgeving als locatie worden vermeld. De vergaderstukken mogen digitaal worden verspreid en ter inzage worden gelegd. Burgers moeten de vergadering via een openbare live-verbinding kunnen volgen. De voorzitter dient in staat te zijn de orde te handhaven en bij besluitvormende raadsvergaderingen is het van belang dat de vergadering gestuurd kan worden. Er moet bepaald kunnen worden wie wel en wie niet het woord krijgt. Het quorum wordt vastgesteld aan de hand van het aantal aanwezigen. Alle raadsleden dienen zichtbaar en hoorbaar herkenbaar te zijn op een zodanige wijze dat hun identiteit vast te stellen is. Waarna ieder raadslid afzonderlijk digitaal toegang heeft tot de beraadslaging en de stemming. Na beraadslaging kan er in een digitale omgeving ook gestemd worden. Daarbij is het van belang dat dit plaatsvindt op een dusdanige wijze dat de wilsuitdrukking van elk lid te zien is. Er mag geen enkele twijfel ontstaan over hoe een individueel lid heeft gestemd. Een hoofdelijke stemming komt hier het meest aan tegemoet, maar bijvoorbeeld stemmen door de hand op te steken zou ook kunnen, zolang het voor de voorzitter en de andere deelnemers maar duidelijk is hoe ieder lid gestemd heeft. is digitale besluitvorming toegestaan? Op basis van een spoedwet is digitale besluitvorming tijdelijk toegestaan. Het is daardoor mogelijk om van een aantal artikelen uit de Provinciewet, Gemeentewet, Waterschapswet en de Wet openbare lichamen Bonaire, Sint Eustatius en Saba af te wijken, of in aanvulling erop iets anders te doen. De spoedwet komt niet in de plaats van de bestaande wetgeving, maar komt daar tijdelijk naast te staan. Toepassing van de tijdelijke wet is niet verplicht. Een fysieke vergadering waar besluiten worden genomen blijft wettelijk mogelijk, met inachtneming van de richtlijnen van het RIVM. Voor situaties waar de tijdelijke wet niets over regelt, geldt dat de bestaande wetgeving onverkort van kracht blijft. In de wet zijn alleen de strikt noodzakelijke randvoorwaarden opgenomen waaraan voldaan moet worden om een openbare raadsvergadering digitaal te kunnen laten plaatsvinden. De wet geldt niet voor besloten vergaderingen, die zullen dus moeten worden uitgesteld of in fysieke vorm blijven plaatsvinden, omdat de beslotenheid van een digitale vergadering niet gegarandeerd kan worden. De spoedwet geldt vooralsnog tot 1 september 2020. welke eisen worden er gesteld aan systemen voor digitale vergadering en dito besluitvorming? Behalve een groter beroep op de digitale vaardigheden van raadsleden verandert er niet veel. Er zijn wel informatiebeveiligings- en privacy-eisen van toepassing die gelden voor systemen aangaande digitale vergadering en -besluitvorming. Over de veiligheid en de betrouwbaarheid van de systemen die dit mogelijk maken, heeft de Informatiebeveiligingsdienst (IBD) een aantal adviezen gegeven, die terug te vinden zijn op de website van Democratie in Actie. Veelal zal er gebruik worden gemaakt van een bestaand systeem, waarmee ook werd gewerkt voor de tijdelijke wet digitale beraadslaging en besluitvorming. Nu raadsvergaderingen digitaal gevoerd kunnen worden, zijn niet meer alle vergaderingdeelnemers in een raadszaal aanwezig. Alle automatisering en video-oplossingen zijn daarbij vanuit andere locaties te gebruiken. Dit betekent onder andere dat er gebruikgemaakt gaat worden van een veelheid aan apparaten, en dat de kwaliteit van de verbindingen, het beeld en het geluid goed moeten zijn. Ook de manier van werken als het gaat om besluitvorming is niet wezenlijk anders. Sprekers kunnen zich nog steeds melden bij de griffier, en ze kunnen nog steeds deelnemen aan de vergadering als ze in het bezit zijn van een goede verbinding en van een apparaat waarmee beeld en geluid kunnen worden opgenomen.
11 Online Touch Home