artikel zaakgericht werken common ground stimuleert infor Tekst: Sven Blom, senior-adviseur bij KBenP Zaakgericht Werken Zaakgericht werken: geliefd én vervloekt? Hoe dan ook, Zaakgericht Werken speelt al bijna twintig jaar een rol binnen het informatielandschap van de lokale overheid. Het principe achter Zaakgericht Werken is simpel: houd alle relevante informatie rondom een zaak digitaal bij elkaar. Eigenlijk precies zoals dat al jaren op papier wordt gedaan. Maar waarom blijkt de digitale praktijk dan toch een stuk complexer te zijn? En is het einde van Zaakgericht Werken inmiddels in zicht? I n eerste instantie was Zaakgericht Werken vooral bedoeld om inwoners en organisaties goed te kunnen informeren via internet of het klantcontactcentrum. De laatste jaren wordt Zaakgericht Werken steeds vaker ook ingezet om grip te krijgen op de informatiehuishouding, en lijkt de focus op dienstverlening iets af te nemen. Dit komt deels door de bezuinigingen van de afgelopen jaren, maar ook door de toenemende aandacht voor grip op informatie. adoptie van zaaksystemen Het principe van Zaakgericht Werken wordt vandaag de dag bij elke gemeentelijke organisatie in meer of mindere mate toegepast. De implementatieprojecten zijn veelal overgedragen aan de lijnorganisatie, of anders is er een project voor de doorontwikkeling gestart. En ondanks dat de methodiek zich weliswaar heeft ontwikkeld, is het in de kern nog vergelijkbaar met twintig jaar geleden. De grootste verschuiving van de afgelopen jaren zit dan ook vooral in de inzet van zaaksystemen. Het idee om alle processen van een organisatie in één zaaksysteem onder te brengen, wordt meer en meer losgelaten. Of eigenlijk, ook de verschillende vak-applicaties worden als zaaksystemen gezien. Zo zijn er meerdere domein-specifieke zaaksystemen naast het generieke zaaksysteem. De verschillende vak-applicaties hebben Zaakgericht Werken geadopteerd als methodiek. Gezamenlijk voorzien ze in de verbetering van het klantbeeld, wordt er onderling informatie uitgewisseld en wordt de archivering geborgd. het idee om alle processen van een organisatie in één zaaksysteem onder te brengen, wordt meer en meer losgelaten 16 twintig jaar ervaring De afgelopen jaren heeft het Zaakgericht Werken ook zijn intrede gedaan bij de rest van de overheid. Ondanks het feit dat er twintig jaar geleden werd geroepen dat Zaakgericht Werken slechts een hype was, is het inmiddels breed geaccepteerd. De methode wordt geïmplementeerd in organisaties en applicaties, en de nieuwe wet- en regelgeving – zoals de Omgevingswet – houdt er expliciet rekening mee. Dat is ook niet zo vreemd, als je kijkt naar de kern. Men moet informatie nou eenmaal binnen haar context kunnen plaatsen, bijvoorbeeld om burgers of organisaties goed te kunnen inlichten of om te voldoen aan wet- en regelgeving. De Algemene Verordening Gegevensbescherming, de nieuwe Omgevingswet en meer recent het initiatief Common Ground hebben dan ook aan Zaakgericht Werken een positieve impuls gegeven. Al deze ontwikkelingen stimuleren de behoefte om de informatiehuishouding onder controle te hebben, waartoe het Zaakgericht Werken de handvatten biedt. common ground als aanjager Op basis van de Common Ground-filosofie willen gemeenten de data loskoppelen van de werkprocessen en applicaties. Dit moet het mogelijk maken om snel en flexibel te vernieuwen en te voldoen aan de privacywetgeving. Het borgen van de context van de informatie – buiten de applicatie waarin het is ontstaan – is hierbij uitermate belangrijk. Binnen bijna alle gemeentelijke applicaties worden de data gestructureerd en ongestructureerd opgeslagen, zowel in de basisapplicatie als in het gebruikte zaaksysteem. Het is dan ook niet zo vreemd dat de Common Ground-beweging zich richt op onder andere het Zaakgericht Werken. Deze zomer zijn de specificaties aangaande de API’s voor Zaakgericht Werken gepubliceerd, waardoor de leveranciers nu echt aan de slag kunnen om deze verbindingen in het zaaksysteem aan te brengen. Mede onder invloed van
17 Online Touch Home