LVV 25 JAAR reactie op zorgen over seksuele intimidatie op de werkvloer. Maar ook daarna is de aandacht voor de vertrouwenspersoon vooral toegenomen als reactie op ontwikkelingen zoals #MeToo en door de berichtgeving over grensoverschrijdend gedrag in de media. Hierdoor ligt de nadruk sterk op de ondersteunende functie, terwijl preventie onderbelicht blijft. Toch loont het om meer in te zetten op preventie. Door hun informerende rol actiever op te pakken, kunnen vertrouwenspersonen bijdragen aan een integere organisatiecultuur. Dit kan onder andere door: I voorlichting te geven over integriteit en ethisch handelen; I het belang van aanspreken en melden te benadrukken; I uitleg te geven over integriteitsregels en procedures. De signalerende functie verdient ook meer aandacht. Vertrouwenspersonen beschikken over waardevolle informatie uit gesprekken die zij – met behoud van anonimiteit – kunnen gebruiken om structurele problemen in kaart te brengen. De Algemene Rekenkamer stelt dat vertrouwenspersonen nog te weinig aanbevelingen doen om het integriteitsbeleid te verbeteren. Dit heeft deels te maken met beperkte toegang tot het topmanagement en een gebrek aan feedback op hun adviezen. Door gerichter te rapporteren over veelvoorkomende kwesties en verbeterpunten, kunnen zij een belangrijke rol spelen in het lerende vermogen van organisaties. De vertrouwenspersoon als cultuurmaker Hoewel vertrouwenspersonen in brochures en beleidsstukken soms indirect worden gepresenteerd als cultuurversterkers, ontbreekt een systematische uitwerking van deze rol. Dit is een gemiste kans. Door deze rol bewust te erkennen en te versterken, kunnen organisaties de volledige potentie van vertrouwenspersonen benutten. De cultuurversterkende rol kan worden bekeken aan de hand van de acht cultuurdimensies van Muel Kaptein, die het gedrag van medewerkers en leidinggevenden beïnvloeden: helderheid, voorbeeldgedrag, uitvoerbaarheid, betrokkenheid, transparantie, bespreekbaarheid, aanspreekbaarheid en handhaving. Ik licht er hier drie uit, zie onderaan de pagina (de online versie voorziet in een compleet overzicht). De impact van vertrouwenspersonen Uit deze analyse blijkt dat vertrouwenspersonen op meerdere manieren bijdragen aan de ethische cultuur van een organisatie. Hun impact reikt verder dan alleen het bieden van een luisterend oor. Ze versterken niet alleen het gevoel van veiligheid en vertrouwen, maar kunnen ook actief bijdragen aan het voorkomen van misstanden. Om dit potentieel volledig te benutten, is het essentieel dat de informerende en signalerende functies verder worden ontwikkeld. Zo versterken zij hun positie als cultuurmakers en dragen ze bij aan een veiligere, integere werkomgeving. Dr. Alain Hoekstra is onderzoeker, adviseur en docent op het gebied van integriteitsmanagement. Functie Ondersteunend Dimensie Bespreekbaarheid ... ... Informerend Betrokkenheid Cultuur bevorderende rol van de vertrouwenspersoon Hoe vrijer medewerkers en leidinggevenden zich voelen om zorgen, dilemma’s en misstanden te bespreken, hoe vaker ze dat ook zullen doen. De aanwezigheid van een vertrouwenspersoon geeft het signaal af dat de organisatie openstaat voor deze gesprekken en creëert een veilige omgeving waarin medewerkers niet het gevoel hebben er alleen voor te staan. Dit versterkt het vertrouwen in de organisatie. Een sterke ethische cultuur vraagt om actieve betrokkenheid van medewerkers en leidinggevenden. Hoe beter zij begrijpen waarom integriteit belangrijk is en hoe het beleid werkt, hoe beter zij zich eraan houden. Vertrouwenspersonen kunnen dit bevorderen door zichtbaar en proactief te zijn en regelmatig het belang van ethisch handelen onder de aandacht te brengen. Signalerend Voorbeeldgedrag Goed voorbeeld doet goed volgen. Als vertrouwenspersonen in gesprekken regelmatig horen dat leidinggevenden niet het juiste voorbeeld geven, kunnen ze dit in rapportages signaleren. Wanneer organisaties hierop inspelen en verbeteringen doorvoeren, draagt dit bij aan een integere cultuur. 7
8 Online Touch Home