46 Adver torial Online dossierbeheer samen met de klant Eén digitaal dossier dat zowel door klanten als de intermediair kan worden gebruikt. Actueel, compleet en vooral: veilig. Het kan allemaal met DigiRecord, de internetapplicatie die bestanden en documenten via een optimaal beveiligde verbinding toegankelijk maakt voor elke gebruiker met toegangsrechten. Kees Schaap, directeur van Pro Management Software: “DigiRecord maakt het mogelijk volkomen transparant te werken.” Door: Hans Pieters Steeds meer administratiekantoren verzoeken hun relaties een of meerdere online dossiers in gebruik te nemen. Die dossiers blijven altijd in tact, ook bij wisseling van bestuursleden of intermediair. “Binnen DigiRecord is dit eenvoudig realiseerbaar,” weet Kees Schaap. De werking is eenvoudig, transparant en volledig in te richten naar de gewenste situatie. De kostenbesparing ten opzichte van papieren dossiers is enorm en de opslagcapaciteit is onbeperkt, alsmede de houdbaarheid en de realiseerbare tijdbesparing. Schaap: “Het is bijna niet te geloven, maar ik heb via mijn iPhone in feite altijd van meer dan 1.500 klanten de dossiers in mijn broekzak zitten.” Online dossier “Eigenlijk kun je spreken van een lege ordner, waarin de tabbladen door de gebruikers zelf kunnen worden aangemaakt,” aldus Schaap. Een zeer belangrijke toepassing is naar zijn overtuiging het online permanente dossier. “Hierin worden de statuten, vennootschapscontracten, overeenkomsten, leasecontracten, vergaderstukken, verzekeringspolissen e.d. vastgelegd. Dit is een zeer belangrijk dossier voor een ondernemer, waarbij op één plek alle belangrijke stukken veilig zijn vastgelegd en opgeborgen.” NOAB “Een dossiereigenaar kan met één druk op de knop een gebruiker activeren of ontkoppelen, maar ook – denk aan een vereniging – enkele tientallen of honderden personen activeren of ontkoppelen. Zo gebruiken wij een centraal instructiedossier waartoe een paar duizend personen toegang hebben. Wanneer we een nieuwe instructie uploaden in dat ene dossier, ontvangen alle betrokkenen een e-mailbericht en zijn zij direct op de hoogte. Dit geeft veel meer attentie dan bijvoorbeeld een nieuwsbrief, die vaak al snel wordt verwijderd.” Werkstroom “Wanneer een document verdere afhandeling vergt, is het mogelijk een werkstroom te koppelen met signaleringsfuncties voor tijdige afhandeling van de taken in de werkstroom. De eigenaar van het document is continue op de hoogte van de stand van zaken en iedereen beschikt over precies dezelfde informatie. Wel zo handig.” “Zo kan een intermediair jaarlijks ten behoeve van bijvoorbeeld de IB-aangiften een werkstroom opmaken, waarin de gegevens worden opgevraagd. De klant ontvangt automatisch dit bericht en kan de gevraagde gegevens uploaden. Bij niet-tijdige aanlevering, versturen de ingebouwde signaleringsfuncties automatisch een herinnering, zodat de intermediair niet kan worden verweten te laat om informatie te hebben gevraagd.” Veilig en toegankelijk “In vergelijking met het uitwisselen van informatie en documenten via e-mail is een online dossier in DigiRecord.nl vele malen veiliger,” legt Schaap uit. “Dit ook met het oog op de eisen die de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) (van kracht met ingang van 25 mei, red.). Je hebt de waarborg dat alleen door een beheerder geautoriseerde personen toegang hebben. Ideaal toch?” Pro Management Software Lijstersingel 15 2902 JD Capelle aan den IJssel Postbus 671 2900 AR Capelle aan den IJssel E info@promanagement.nl T 010—451 76 76 I www.digirecord.nl I www.promanagement.nl Activa | Nummer 2 - 2018
47 Online Touch Home