16 Adver torial 100% digitaal werken = 100% kwaliteit? Steeds meer relaties van Pro Management werken 100% digitaal. “Ze ervaren dat de kwaliteit sterk is verhoogd ten opzichte van de traditionele werkmethoden,” stelt Kees Schaap, directeur van Pro Management Software. Mits de digitale mogelijkheden (softwaretools) op de juiste manier worden benut, voegt hij hieraan toe. Door: Hans Pieters Alleen met behulp van de juiste software kan worden bereikt dat het digitaal werken naast een aanzienlijke kwaliteitsverbetering ook sterk kostenbesparend is, de efficiency sterk wordt verhoogd, de ‘grip’ op de werkzaamheden wordt verbeterd en daarmee stijgt ook de winstgevendheid van het kantoor. Traditionele werkmethoden “Onder digitaal werken versta ik natuurlijk niet het ongeordend digitaal opslaan van pdf’s, spreadsheets en overige bestanden,” benadrukt Kees Schaap. “Nog steeds zien we op kantoren dat de medewerkers, meestal op basis van hun eigen ervaringen, traditionele werkmethoden toepassen om de activiteiten voor hun klanten zo goed mogelijk uit te voeren.” Schaap en zijn team komen in de praktijk nog vaak tegen dat medewerkers hun eigen werkwijze hanteren en op eigen initiatief bijvoorbeeld de dossierindeling van een klant maken. En dat ze niet alleen dossiers op de centrale computer gebruiken, maar ook bijvoorbeeld Outlook-dossiers bijhouden waarin hun inkomende en uitgaande e-mailberichten zijn opgeslagen. “Medewerkers bewaken zelf welke handelingen wanneer moeten worden uitgevoerd en houden in eigen spreadsheets bij welke handelingen er zijn gedaan voor hun klanten. Daarin plaatsen zij dan ook hun aantekeningen,” is de ervaring van Schaap. Vaak NOAB wordt de urenregistratie slechts eens per week of zelfs maar één keer per maand vastgelegd. “In een enkel geval komen we zelfs tegen dat de jaarrekeningen in zelfgemaakte bestanden in Microsoft Word of Excel worden opgemaakt, waardoor de gegevens van een klant niet zijn vastgelegd in één centraal systeem, maar in talloze rapporten, bestanden en pdf’s. Dat kan natuurlijk niet meer anno 2017!” ‘Rapportage? Van één week naar één minuut!’ De automatisering van de meeste processen (men noemt het hier en daar al robotisering) is er allang, aldus Schaap. Denk bijvoorbeeld aan het gebruik van koppelbestanden, RGS, UBL en SBR. Hij somt de mogelijkheden en voordelen op: • Uitlezen automatisch bankmutaties (geen afschriften meer). • Automatisch importeren en boeken van facturen (geen papier en post meer). • Automatisch importeren van gegevens vanuit bronbestanden als kassa-, voorraad-, salaris- en facturatiesystemen (er zijn geen handmatige boekingen meer vereist). • Automatisch periodieke controles laten uitvoeren (veel minder uren en veel scherpere analyses en veel minder fouten). • Automatische rapportages via RGS en SBR (geen zorgen meer over fouten in rapportages). • Automatisch gegenereerde werkstromen plus signaleringen (geen fysieke handtekeningen meer en statussen direct bijgewerkt). • Online dossiers, klantportalen, dashboards en blogs (klanten zijn beter geïnformeerd). Vastleggen brongegevens “Alleen aan de hand van een consistente wijze van digitale vastlegging van alle Activa | Nummer 3 - 2017
17 Online Touch Home