17 jaarrekeningen met alleen het gebruik van SBR opgesteld. Wij starten daarmee in september.” Het gaat hierbij om maar liefst 3.000 elementen die worden uitgevraagd. “Als een kantoor al die gegevens niet digitaal heeft opgeslagen en met een ‘SBR-magneet’ uit het systeem kan trekken, dan is het daar dagen mee bebrongegevens kunnen de bovenstaande activiteiten automatisch worden uitgevoerd. De mogelijkheden zijn uitsluitend bereikbaar wanneer de processen op kantoor steeds op een eenduidige wijze door alle medewerkers consequent worden uitgevoerd, waarbij er geen ruimte is voor de eigen interpretatie van een medewerker,” stelt Schaap met nadruk. “Een kantoor is niet meer afhankelijk van de toevallige ervaringen van de medewerkers, maar kan vertrouwen op het proces. Een organisatie weet dankzij de gestandaardiseerde processen bij welke stappen in het proces welke ervaringen van medewerkers horen, wat helpt bij het aannemen van nieuwe medewerkers met de juiste ervaringen.” “Een belangrijk deel van onze klanten werkt echt 100% digitaal en heeft de werkprocessen op orde. Daardoor ontstaat er meer ruimte om steeds kritisch de uitvoering van het werk te beoordelen, de voortgang van het werk te bewaken en de kwaliteit steeds verder te optimaliseren. Daar is dan ook ruimte voor,” meent Schaap. De ervaring is dat het werk met veel minder mensen kan worden uitgevoerd, mits een organisatie NOAB digitaal werken goed en volledig toepast. “Gebeurt dit, dan zijn de kantoorkosten deduidend lager en is de investering in digitaal werken snel terugverdiend.” Bij de traditionele methoden gaat erg veel tijd verloren met de daadwerkelijke uitvoering van het werk, aldus Schaap. “Een belangrijke uitspraak van één van onze klanten luidt niet voor niets: ‘Rapportage? Van één week naar één minuut!’ In de oude werkwijze wordt keihard gewerkt en is er nauwelijks tijd om verbeteringen aan te brengen,” constateert hij. “Er is voortdurend tijdsdruk door deadlines. Wanneer alle activiteiten het gehele jaar door voor alle klanten zijn uitgevoerd, start men weer met het volgende jaar. De cyclus in het werk is standaard en keert steeds terug.” ‘SBR-magneet’ Pro Management heeft ruim twintig jaar ervaring met de ontwikkeling van software voor de accountancybranche. De belangrijkste actuele ontwikkeling is SBR. “Er worden nu nog geen volledige zig. Het kantoor moet dan én begrijpen wat de elementen inhouden én al die elementen invullen en ze dan vervolgens nog eens klaarmaken voor verzending. Dat is gewoon onmogelijk en zal leiden tot veel inefficiëntie op die kantoren die zich niet tijdig hebben voorbereid en die niet alle brongegevens van een klant centraal hebben opgeslagen.” Met als gevolg dat zij dan nog verder achteropraken, constateert Schaap. Zijn advies: “Als je overstapt op digitaal werken, komt er ruimte voor verbetering en stijgt de kwaliteit aanzienlijk.” Pro Management Software N.V. Lijstersingel 15 2902 JD Capelle aan den IJssel T 010−451 76 76 E info@promanagement.nl I www.promanagement.nl Activa | Nummer 3 - 2017
18 Online Touch Home