31 kantoor in beeld ‘De klant vindt het fijn, dus houden we het klein’ Een digitaal kantoor waar vier mensen werken, die enkele honderden klanten bedienen… en dat bovendien uitstekend doen, zo concludeerde de kwalificatiecommissie eerder dit jaar. We zijn op bezoek bij Administratiekantoor De Vries & Nell in Amersfoort. Misschien wel het kantoor van de toekomst. Door: Henk Poker Opvallend, of juist niet, Jan van de Heetkamp en Harco Sok begonnen op 1 januari van dit jaar met hun eigen administratiekantoor. Inmiddels worden zij vergezeld door Bart en Gea. “We werkten hiervoor bij een accountantskantoor dat dezelfde naam draagt,” legt Van de Heetkamp uit. “Met name vanwege de grootte van dat kantoor voelden Harco en ik ons daar niet meer zo thuis. Vandaar dat we wilden kiezen voor iets kleiner.” Er volgden gesprekken met de eigenaar en toen het voorstel op tafel kwam het kantoor te splitsen, was de deal snel gemaakt. Sok: “We mochten de naam blijven gebruiken en konden ook onze eigen klanten meenemen.” Onder de indruk Beiden namen vanuit de accountancy een bepaalde manier van werken mee en dat komt hen in het administratiekantoor uitstekend van pas. Niet voor niets was de kwalificatiecommissie onder de indruk en werd het lidmaatschap van NOAB zonder voorwaarden geaccepteerd. ‘We zeggen wat we doen en doen wat we zeggen” “Een persoonlijke aanpak, onze klanten kennen, die ook weten wie wij zijn, dat vinden we prettig.” Dat gevoegd bij de naam die De Vries & Nell in de regio heeft, zorgde voor een kickstart van het kantoor. “We hebben tot nu toe nul reclame gemaakt en toch groeit ons klantenbestand behoorlijk,” geeft Van de Heetkamp aan. “Bovendien, we zeggen wat we doen en doen wat we zeggen, blijkbaar slaat dat in de markt aan.” NOAB Doel van de eigenaren is om een administratiekantoor++ te worden, bijna vergelijkbaar met wat een accountant kan bieden. “Dat is inderdaad de kwaliteit die we willen leveren. En het leuke is dat we daar zelf aan kunnen werken en zelf beslissingen in nemen.” Dat blijkt bijvoorbeeld uit het eerste gesprek. Van de Heetkamp: “We leggen dan uit hoe de klant moet aanleveren, daar maken we vooraf goede afspraken over. Ja, noem dit het opvoeden van een klant. Daar besteden we nu liever twee uur aan, want dan hebben we er in de toekomst beiden voordeel van.” Collegiaal overleg Snel schakelen, inspelen op ontwikkelingen bij de klant, die zelf altijd kan meekijken en bij vragen direct kan overleggen: dit is de manier waarop er gewerkt wordt. Ook het collegiaal overleg wordt door Sok en Van de Heetkamp genoemd. “We zitten op één kantoor en wonen ook nog eens dicht bij elkaar. We overleggen veelvuldig, want je kunt altijd iets van elkaar leren. Maar, we praten ook over het bedrijf, wat gaat goed en wat kan beter en denk vooral mee. Dat is het leuke aan een kleinschalig kantoor. Ja, ons kantoor is helemaal ‘bij’ en dat willen we graag zo houden.” ■ Jan van de Heetkamp, Harco Sok en collega’s Fotog r a f i e Pau l To lenaa r
32 Online Touch Home