“Als administratiekantoor versturen wij ongeveer 2.200 facturen per jaar. We hanteren een betalingstermijn van 21 dagen. Als een factuur niet op tijd wordt betaald, sturen wij na 32 dagen een herinnering. Na twee maanden volgt een tweede herinnering. Dat proces hebben we geautomatiseerd. Als een factuur dan nog niet betaald is, dan nemen we contact op met de klant. Als je belt, is een klant vaak sneller geneigd om een factuur te betalen. Een enkele keer boeken we vorderingen af, bijvoorbeeld omdat een klant failliet gaat. Dat komt gelukkig niet vaak voor; gemiddeld gaat het om 1 procent van onze omzet. Als administratiekantoor kennen we de financiële positie van onze klanten. We houden rekening met de omstandigheden. Zo hebben we de afgelopen twee jaar, in coronatijd, geen incassotrajecten opgestart. Als je weet dat klanten het al moeilijk hebben om in hun eerste levensbehoeften te voorzien, dan gaan wij ze niet lastigvallen met een factuur. Soms zetten we een aanmaning ‘on hold’, omdat we weten dat een klant even niet kan betalen. Maar dan weet je dat het op langere termijn wel goedkomt. In uitzonderlijke gevallen bieden we aan om een openstaande factuur om te zetten in een lening, die klanten in termijnen met rente terugbetalen. Sommige klanten hebben op die manier in tien jaar hun schuld afgelost. Daar worden we niet rijk van, maar ook niet arm. En voor de klant zijn kleine bedragen met een paar procent rente te overzien. Enige structuur in je debiteurenbeheer is nodig om zicht te kunnen houden op je openstaande posten.” André Prins van Administratie Partners B.V. NOAB.NL 19 DE ONDERNEMER
20 Online Touch Home