DOOR: HENK POKER Zorgvuldig omgaan met persoonlijke data is noodzakelijk Als boekhouder of accountant beschik je over gevoelige gegevens van je klanten. Uiteraard ga je daar zorgvuldig mee om, maar een datalek kan snel ontstaan en is zeer gevaarlijk en schadelijk. Persoonsgegevens kunnen immers worden gebruikt voor allerlei soorten van fraude en oplichting. Omdat het veilig omgaan met data niet genoeg kan worden benadrukt, zet Richard Ridderhof, compliance officer bij Twinfield een aantal tips op een rijtje. De invoering (op 25 mei 2018) van de Algemene Verordening Gegevensbescherming, kortweg AVG, zorgde ervoor dat veel boekhouders en accountants nogmaals met de neus op de feiten werden gedrukt. Immers, op grond van de AVG kunnen mensen meer rechten uitoefenen om hun persoonsgegevens te beschermen. Als een klant dat wil, moet je hem precies kunnen vertellen wat voor persoonsgegevens je opslaat en hoe lang je deze bewaart. En vindt een klant dat je onzorgvuldig met zijn persoonsgegevens omgaat, dan kan hij een klacht indienen bij de AVG en kunnen er boetes worden uitgedeeld. Alle reden dus om zeer zorgvuldig om te gaan met data. OP STRAAT Desondanks weet nog niet iedereen hoe je veilig met persoonsgegevens omgaat, waardoor deze vaak onbedoeld op straat belanden, met alle gevolgen van dien. Extra handelingen zijn nodig om veilig met privacygevoelige gegevens om te gaan. Het is goed om daar elke dag de aandacht op te vestigen. We zetten de tips om veilig met data en persoonlijke gegevens om te gaan hier nog even op een rijtje: 1. Check je e-mails en let erop dat ze naar de juiste ontvanger worden verstuurd. 2. Wees voorzichtig met e-mailbijlagen. 3. Gebruik software om wachtwoorden op te slaan, maak duidelijke afspraken over welke software je als kantoor gebruikt. 4. Print veilig en vergrendel je apparaat. 5. Gebruik goede wachtwoorden. 6. Werk buiten de deur met een veilige verbinding. 7. Herken hackers en oplichters door je te verdiepen in hun trucs. 8. Wees alert op phishing e-mails en gebruik geen (onbekende) USB-sticks. NIET ZORGVULDIG Het zijn misschien tips die iedereen inmiddels wel kent, maar ongemerkt worden ze ook vaak vergeten. Persoonsgegevens belanden vaak op straat omdat mensen fouten maken of niet zorgvuldig zijn. “ PERSOONSGEGEVENS BELANDEN VAAK OP STRAAT OMDAT MENSEN FOUTEN MAKEN OF NIET ZORGVULDIG ZIJN” En ja, daarin past ook het niet vergrendelen van de computer wanneer je even gaat lunchen. Of iemand gebruikt gratis cloudsoftware om bestanden op te slaan en te versturen. Kortom, er is en blijft alle reden om zorgvuldig om te gaan met data. “Zeker in de accountancy is het goed om elke dag de aandacht op privacy en de bescherming van data te vestigen,” besluit Richard Ridderhof. Ga voor de uitgebreide checklist naar: https://e.wolterskluwer.com/downloads/checklist_veilig_met_data NOAB.NL 17 ADVERTORIAL
18 Online Touch Home