DOOR: HENK POKER Debiteurenbeheer automatiseren en orkestreren “We hebben heel veel klanten die tevreden zijn over onze cloudsoftware,” vertelt Manfred van der Hart, finance director van Wolters Kluwer Tax & Accounting Nederland. “Dat zijn e voor ons boekhoudpakket Twinfield en voor onze factuurverwerkingssoftware Basecone tienduizenden.” Twinfield koppelde zijn eigen boekhoudsysteem met Payt en beheert nu met 1,8 fte tienduizenden debiteuren. “De te incasseren bedragen variëren van 1,21 euro tot tienduizenden euro’s. Veel klanten betalen ons via automatische incasso, maar niet iedereen. Vooral bij de grotere bedragen niet. De informatie over onze betaalafspraken sloegen we versnipperd op. We moesten nog best veel handmatige handelingen doen in het debiteurenproces.” SCHAALBAARDER “We wilden schaalbaarder en productiever worden,” aldus Van der Hart. “Met dezelfde mensen groei van betaaltransacties en debiteurenbeheer faciliteren. Vanuit een persoonlijke aanpak en met behoud van de goede klantrelatie. Kortom, het was tijd voor een creditmanagementsysteem.” Hans van Riemsdijk, manager accounting: “Dat moest met een koppeling aansluiten op ons eigen systeem. Het moest natuurlijk ook software in de cloud zijn. Dan kun je er op elk moment bij. We kenden Payt als een gewaardeerde partneroplossing, al in gebruik bij onze accountancyklanten. De link was snel gelegd.” MUTATIES IN PAYT “De oplossing sloot buitengewoon goed aan,” stelt Van der Hart. “Mutaties schieten geautomatiseerd vanuit de boekhouding zo de creditmanagementsoftware in. Daardoor kunnen we snel zien wie er heeft betaald. Maar belangrijker: we kunnen zo gerichter aandacht geven aan klanten die aandacht nodig hebben. Payt is zo een mooie aanvulling op onze persoonlijke manier om met debiteuren in gesprek te zijn.” De implementatie is eenvoudig, zegt Van Riemsdijk. “In enkele dagen koppelden we Twinfield Boekhouden aan Payt en gingen we aan de slag. We maakten business rules aan. Als een klant nog niet heeft betaald, wat gaat er dan wanneer aan herinneringen de deur uit? Die business rules kun je per klant inrichten. Je orkestreert zo jouw debiteurenbeheer. Elke nacht haalt Payt automatisch uit Twinfield Boekhouden de actuele stand van de openstaande posten op. Je kunt ook altijd handmatig een update uitvoeren.” LINK MET IDEAL De gebruiker ziet in een dashboard de status van openstaande posten en de fase van de betalingsherinnering. Van der Hart: “We versturen de herinneringen vanuit Payt met een iDEAL-link. We zien dat klanten alsnog direct tot betaling overgaan. We maken daarmee betalen zo laagdrempelig mogelijk en we blijven met de klant in gesprek. Mocht een klant niet willen of kunnen betalen, dan is er een opmerkingenveld. Daardoor weten we snel wat er aan de hand is en spelen we daarop in.” “We zijn nu drie maanden live,” vervolgt Van der Hart. “Hoewel we hard groeien, kunnen we in ons debiteurenbeheer nog steeds volstaan met hetzelfde aantal medewerkers. Bovendien zitten we nu korter op de bal. Facturen verzenden we in diverse gangbare formats waaronder UBL. Als een collega ziek is, neemt een andere collega in het systeem zijn of haar taken over. Kortom, Payt vult ons boekhoudpakket mooi aan. Hiermee hebben we ons aantal openstaande posten verlaagd. Voorheen stond na 30 dagen 10 procent van de facturen nog open. Nu is dat nog maar 5 procent. Dat is pure winst.” www.wolterskluwer.com NOAB.NL 25 Fotografie: Paul Tolenaar ADVERTORIAL
26 Online Touch Home