De zittende voorzitter benadert in zijn of haar clubjaar een ander clublid om inkomend voorzitter te worden, na beraadslaging met zijn of haar secretaris en penningmeester. Het is een goed gebruik om als aangezochte inkomend voorzitter niet te weigeren: iedereen is immers druk en je mag het als een voorrecht beschouwen dat dit vertrouwen je wordt gegeven. Maar toch blijkt het in de praktijk vaak niet eenvoudig een opvolgend bestuur te vinden. Het helpt soms om niet te zoeken naar een inkomend voorzitter, maar ook naar een in-inkomend voorzitter die dus twee jaar kan groeien in zijn of haar rol als voorzitter. Ook om daarmee iets meer van een bestendig beleid te vormen. De aangezochte voorzitters hebben doorgaans sowieso al een druk leven, qua werk en privé. En daar komt dan het voorzitterschap van de Rotary zomaar bij. In het jaar dat je inkomend voorzitter bent, ben je ook nog eens voorzitter van de Avenue Club Service. De voorzitter kan in zijn/haar jaar terugvallen op de oud-voorzitter en waar nodig zal de inkomend-voorzitter de voorzitter ook wel willen ondersteunen. Steun van de secretaris en penningmeester, een opbouwende instelling van de zijde van de clubleden helpt. Maar steun van het thuisfront en zakelijk begrip op kantoor of bedrijf is onontbeerlijk. Sommige clubs kennen een gedeeld voorzitterschap. De nieuwe voorzitter wordt door Rotary geschoold door middel van PETS, zoals de President Elect Training wel wordt genoemd (Rotary staat bol van de afkortingen). De nieuwe voorzitter wordt geacht aan het begin van het nieuwe clubjaar, net na de zomer, zijn jaarprogramma te ontvouwen, met een persoonlijk jaarthema, een indeling van de club in commissies en, wat erg belangrijk is, een invulling van de clubbijeenkomsten tot in elk geval de jaarwisseling. Dan kom je als nieuwe voorzitter goed beslagen ten ijs. De voorzitter en de overige bestuursleden doen er verstandig aan zich in te stellen op een lauwe respons vanuit de club. Rotary is een club van vrijwilligers en vrijwilligsters. Dat maakt niet dat aanwezigheid en deelname onverplicht is, maar gebeurt er te weinig dan is er gemor, maar dat komt er ook als er te veel verplichtingen zijn. De secretaris zorgt voor de communicatie van de club. De secretaris maakt in veel gevallen de weekberichten, de verslagleggingen van de clubbijeenkomsten. De weekberichten 16 Druppelen op een gloeiende plaat kunnen ook worden gemaakt door andere clubleden. De secretaris is verantwoordelijk voor het bijhouden en aanvullen van de relevante gegevens in de diverse Rotary-systemen. De penningmeester werkt aan de hand van een begroting. In voorkomende gevallen wordt die bijgesteld. Er kan zich elk jaar iets onverwachts voordoen. Er kunnen bijvoorbeeld steunverzoeken komen die niet waren voorzien. Elk jaar is er een kascommissie die de gangen van het bestuur en met name de penningmeester controleert. De penningmeester trekt aan de bel als de contributie door een lid niet wordt betaald. Het is best wel eens voorgekomen dat een lid vanwege bijzondere omstandigheden een tijdlang dispensatie had voor het betalen van de contributie. De kosten van het lidmaatschap zijn van tijd tot tijd een aandachtspunt geweest voor de besturen, de roep om de kosten te beperken is nooit helemaal verstomd. De kosten van het Rotarylidmaatschap zou geen barrière moeten zijn voor een lidmaatschap, zo wordt steeds uitgedragen. Avondje van Zes bij Rotary Club Ootmarsum (28 september 2010).
17 Online Touch Home