JUBILEUMKRANT 50 JAAR WIELERZESDAAGSE Pagina 23 Een kijkje achter de schermen van de W6D Ieder jaar weer is het een hele uitdaging om deze mega-organisatieklus voor elkaar te krijgen. Een klus die we alleen maar kunnen klaren dankzij de hulp en medewerking van vele mensen! In dit artikel een focus op de organisatorische aspecten, met een knipoog naar het verleden. DE VOORBEREIDINGEN Een organisatieklus als deze krijg je alleen voor elkaar als je kunt bouwen op ervaringen; ervaringen van voorgaande jaren, ervaringen in de vorm van mensen die al eerder de W6D georganiseerd hebben. Van beide hebben we altijd voldoende, gelukkig! In januari wordt een oproep gedaan aan de medewerkers (de leiding) van de Stichting Jeugdwerk Baarle: “Wie heeft er zin om dit jaar de W6D te organiseren?” Gelukkig krijgen we dan (bijna) elk jaar voldoende mensen bij elkaar die deze organisatieklus willen oppakken. De commissie bestaat uit een tiental personen, aangevuld met mensen voor een specifieke taak. Zo is er in de commissie één persoon verantwoordelijk voor routes, maar die wordt bijgestaan door een enkele andere mensen die alle zaken met betrekking tot de routes regelen. Er is één persoon verantwoordelijk voor de toerkrant, maar die wordt door nietcommissieleden bijgestaan in de voorbereidingen van de toerkrant. Verder is er nog een aantal andere taken verdeeld: sponsors, shirts, publiciteit, inschrijvingen, techniek enz. Al bij al zijn er vanaf maart zo’n kleine 20 personen bezig met de voorbereidingen van de W6D. DE INSCHRIJVINGEN De voorbereidingen beginnen met de inschrijvingen. Van tevoren wordt de flyer, die we in Baarle huisaanhuis verspreiden, gemaakt en de inschrijfavonden worden gepland. Dat zijn de eerste belangrijke taken. Immers het aantal deelnemers bepaalt hoeveel groepen, hoeveel leiding en hoeveel shirts we nodig zullen hebben. Als de inschrijvingen binnen zijn worden alle deelnemers ingevoerd in de computer. Als de groepen zijn ingedeeld zit een belangrijke taak er op. We weten dan hoeveel groepen we hebben en kunnen sponsors gaan benaderen voor shirts en we kunnen leiding gaan indelen. Ieder jaar weer worden we dan geconfronteerd met een ‘luxe probleem’: we hebben meer aanmeldingen voor leiding dan we kunnen plaatsen. Hoe jammer we het ook vinden, in dat geval kunnen we niet anders dan mensen teleurstellen. DE ORGANISATIEMACHINE De deelnemers worden ingevoerd in de computer (W6D 2002) Hiervoor is een speciale accessapplicatie geschreven (met dank aan onze computerfreak), zodat we met één druk op de knop o.a. kunnen zien hoeveel kinderen we uit welke klassen hebben, hoe de leeftijdsverdeling is, enz. We weten dan ook hoeveel kinderen we in elke categorie hebben. Op basis daarvan krijgen we een beeld van het aantal groepen per categorie. Met deze gegevens kunnen we daarna de groepen indelen. Dat is iets wat de computer nog niet voor ons kan. Dit gebeurt nog helemaal door mensenhanden; eerst een grove verdeling naar categorie, dan naar klas en tenslotte kijken wie bij wie in welke groep wil. Soms is dat simpel (en komt het in een keer goed uit), soms is het een heel gepuzzel… Kun je je voorstellen dat het een heel karwei is om 700 briefjes te verdelen in 64 stapeltjes van elk ongeveer 11 kinderen en dan ook nog zo dat iedereen bij zijn of haar opgegeven vriendjes of vriendinnetjes zit? Vervolgens groepsnummers geven, in computer invoeren, controleren, nog eens controleren, en voor de laatste keer controleren. Helemaal foutloos gaat het zelden. Als we eenmaal de groepen publiceren komen er altijd weer foutjes uit. In het ergste geval moeten we meerdere groepen helemaal opnieuw indelen. Inmiddels loopt de organisatiemachine: routes worden gecontroleerd, nagereden en uitgewerkt. Ook worden nieuwe routes gemaakt. We gaan de boer op voor het lenen van allerhande spullen: van geluidsapparatuur tot ranjatank, van steigermaterialen tot toerwagens. Er wordt (een vrachtwagen vol) drank besteld, vergunningen worden geregeld, de verkeersregelaars en politie worden benaderd. Ook is inmiddels de werkgroep toerkrant en publiciteit gestart, die aan de slag gaat met: puzzels zoeken, advertenties maken, tekenwerk enz. Voor dit jaar kwam daar deze speciale jubileumkrant bij. Mocht je belangstelling gewekt zijn om een bijdrage te leveren aan deze uitdagende organisatieklus: je bent bij deze uitgenodigd om volgend jaar zitting te nemen in de organisatiecommissie. DE FINANCIËN We duiken even terug in het archief. Van het eerste jaar is geen financieel verslag bewaard gebleven. Het enige wat we terug kunnen vinden is dat het inschrijfgeld van fl 2,50 of Bfr 35 te laag is. (Er zal dus wel geld bij hebben gemoeten…) De eerste echte ’begroting’ die we tegenkomen is van 1970. Toen organiseerden we de W6D voor in totaal 780 gulden. De grootste uitgavenposten waren frisdrank en thee voor de deelnemers: in totaal 225 gulden. In diezelfde begroting lezen we dat we als inkomsten een subsidie van fl. 450, ramen. De rest moet uit het inschrijfgeld komen… Soms horen wij wel: “Hoe krijg je het toch voor elkaar om een hele week de kinderen bezig te houden voor slechts 19 euro?” Graag geven we bij deze inzicht in het financiële reilen en zeilen van de W6D. BEGROTING W6D 2017 (EXCLUSIEF JUBILEUMACTIVITEITEN) Lasten Deelnemersbijdrage Bijdrage sponsors Consumpties deelnemers Toegang middagpauzeplaatsen Toiletten Prijzen Kosten prijsuitreiking Spelmaterialen Buttons en spakenflitsers Autokosten Medailles Kosten leiding Afschrijving en onderhoud materialen Stencil- en kopieerkosten incl.Tourkrant Publiciteit Diversen Begroting W6D 2017 (exclusief jubileumactiviteiten) 2400 1150 750 2800 500 500 250 1000 1600 2500 600 700 400 800 15950 15100 -850 Baten 13300 1800 Saldo 1984: De ereronde gaat vertrekken. Deze kinderen zijn er klaar voor. 2001: Dagelijks maken veel W6D bezoekers gebruik van onze ‘koffiekraam’. Ooit in het leven geroepen om de wachtende mensen een lekker ‘bakske’ koffie of thee aan te kunnen bieden. 2006: Wanneer de nood hoog is… Over teamspirit gesproken!
46 Online Touch Home