Hoe kies je als corporatie een passende partij? De keuze is namelijk groot. In de vorige editie van GRIP (oktober 2018) is de eerste stap richting het kiezen van een IT-dienstverlener beschreven, namelijk het opstellen van een sourcing strategie. De sourcing strategie vormt het fundament voor het selectietraject waarin een keuze wordt gemaakt voor een IT-leverancier die bij de corporatie past. Stap 1: Sourcing strategie In het kort bestaat de sourcing strategie uit een inventarisatie van de huidige situatie. Hoe ziet de huidige omgeving eruit? Welke applicaties worden gebruikt? Wat zijn de knelpunten? En wat gaat er goed en moet behouden worden? Vanuit de huidige situatie kan de gewenste situatie beschreven worden. Hierin wordt een aantal vragen beantwoord, zoals: 1. Waar dient een knip in de werkzaamheden van I&A gelegd te worden? 2. Wat willen we zelf blijven (of gaan) doen en wat niet? 3. Welke innovaties worden de komende jaren verwacht? 4. Welke veranderingen in het applicatielandschap komen eraan? Antwoorden op deze vragen kunnen gekoppeld worden aan de doelen van de organisatie en I&A-afdeling. Voorbeelden van doelen zijn: het beheersen van kosten, innoveren en borgen van continuïteit. Stap 2: Selectiecriteria Om tot een goede selectie te komen is het van belang dat de business betrokken wordt bij het selectietraject. Als er overgegaan wordt van een eigen IT-afdeling naar samenwerking met een outsourcingspartij heeft dat namelijk effect op alle medewerkers. De dienstverlening op IT-vlak verandert als gevolg hiervan. De selectie van een IT-dienstverlener is om die reden geen IT-besluit, maar een organisatiebesluit. Stel daarom een projectteam samen met vertegenwoordigers van alle afdelingen. Samen met het projectteam worden doelen gesteld die in lijn zijn met de organisatiedoelen. Een voorbeeld is dat er 24/7 dienstverlening richting de huurder mogelijk moet zijn. De doelen worden vertaald naar een blauwdruk van de gewenste toekomstige situatie. Hierbij worden reeds geplande projecten meegenomen. Innovaties die in de I&A-strategie beschreven zijn, krijgen een belangrijke plaats in de blauwdruk. Met deze informatie kan ook de scope van het project bepaald worden. Worden zaken zoals telefonie, de helpdesk en applicatiebeheer bijvoorbeeld meegenomen in de selectie? Door middel van workshops met het projectteam worden de doelen en blauwdruk vertaald naar selectiecriteria. Voorbeelden van selectiecriteria zijn: • Uptime • Een single point of contact voor alle medewerkers • Kosten (all-in prijs) • Certificeringen voor informatiebeveiliging, rekening houdend met de AVG • De leverancier dient de scope aan te kunnen • De leverancier dient bekend te zijn met de branche en de branche-specifieke applicaties De gekozen selectiecriteria vormen de graadmeter waarop mogelijke leveranciers beoordeeld worden. Niet ieder criterium is even belangrijk voor de organisatie. Hoewel het prijsverschil tussen leveranciers in de regel niet te groot mag zijn, weegt het kostenplaatje vaak niet het zwaarst. Corporaties vinden het over het algemeen belangrijker om ondersteund te worden bij het behalen van de gestelde organisatiedoelen. Tijdens een workshop worden de wegingsfactoren bepaald waarbij ieder projectlid invloed op de weging heeft. De selectiecriteria met wegingsfactor worden opgenomen in een beoordelingsmatrix. Dit is een tool dat gebruikt wordt om tot de beste partner voor de corporatie te komen. ▶
12 Online Touch Home