GRIP HC&H KLANTCASE 1 Eigen Haard Marlies van den Berg, Manager Verhuur Nash: Kan je vertellen wat de aanleiding was om naar een BPM systeem te kijken? Marlies: Tot 2016 had Eigen Haard een verhuurmutatieproces (VMP) waarbij het proces bestuurd werd via Excel-overzichten en fysieke dossiers in archiefkasten. Je kan je voorstellen dat we snel een betere oplossing wilden. Nash: Hoe zag dit eruit op de werkvloer? Marlies: We hadden om het proces te volgen en bewaken verschillende complexe Excels ontwikkeld die handmatig moesten worden bijgewerkt. Op basis daarvan moest dus ook handmatig de prioriteit worden bepaald, zover dat mogelijk was Nash: Wat waren de wensen? Marlies: De wens was er om enerzijds het proces efficiënter te maken en anderzijds om het proces te ondersteunen met een operationele workflow. Verder was er de wens om het proces ook daadwerkelijk inzichtelijk te krijgen. Nash: Wat zijn belangrijke resultaten die je bereikt hebt met het implementeren van een BPM systeem vanuit jouw rol als verhuurmanager? Marlies: De werkwijze wordt uniformer en efficiënter doordat het proces wordt ondersteund door de workflow. We hebben inzicht in de werkvoorraad en kunnen daardoor beter sturen. Daarnaast helpt deze werkwijze bij het sturen op minder leegstand. De workflow zorgt daarnaast bijvoorbeeld ook voor reminders en kan deze zelfs automatisch genereren (mail naar de betrokken partij bijvoorbeeld). Nash: Zijn er ook ‘lessons learned’ die je zou willen meegeven? Marlies: Wanneer je start met het werken met een BPM tool, ontwikkel dan eerst de eenvoudigere processen voordat je de complexe aanpakt. Zet er niet te veel informatie in, bekijk wat echt nodig is zodat het ook goed te beheren is. Onderzoek goed welke koppelingen nodig zijn en hoe complex die te beheren zijn. Procesinformatie kan je goed kwijt in dit systeem, voor alle andere kennis is een kennissysteem wat het KCC ook kan gebruiken het beste naar mijn mening. 18
19 Online Touch Home