34 Softwareswitch: de eerste stap naar een standaardregeling Kan ik nog bij mijn oude data als ik overstap naar een ander softwarepakket? Het blijkt een terechte vraag, want veel kantoren lopen bij de beëindiging van hun contract tegen problemen aan met de inkijkfunctie. Op initiatief van NOAB kwamen softwareleveranciers begin dit jaar samen om oplossingsrichtingen te verkennen. Door: Eveline aan de Wiel Stel, u wilt overstappen naar andere software. Bijvoorbeeld omdat een ander pakket meer mogelijkheden biedt voor de toekomst. Maar omdat u opziet tegen de transitie, stelt u de overstap uit. Is dat terecht? Hoe eenvoudig is zo’n overstap eigenlijk? Om dit in beeld te krijgen, vroeg NOAB afgelopen najaar via een enquête naar de ervaringen met het inzien of converteren van data na een softwareoverstap. Bijna twee op de drie administratie-, belastingadvies- en accountantskantoren gaven aan problemen te ervaren. Zo bleek een inkijkfunctie te duur, te beperkt, te kort beschikbaar of zelfs compleet te ontbreken. 95 procent van de respondenten bleek voorstander van een uniforme regeling voor een inkijkfunctie na een softwareoverstap. Vanuit deze breed gedeelde wens nam NOAB het initiatief om een rondetafelbijeenkomst te organiseren voor softwareleveranciers. ‘Bijna twee op de drie kantoren gaven aan problemen te ervaren’ Op 17 januari 2019 was het zover: vertegenwoordigers van niet minder dan 14 partijen gingen het gesprek aan op het kantoor van NOAB in ‘s-Hertogenbosch. In een volgepakte vergaderruimte werden de leveranciers aan de hand van stellingen uitgedaagd om van gedachten te wisselen over de problemen bij een overstap. Hoe kunnen wij voorkomen dat klanten zich ‘gevangen’ voelen door hun huidige softwareleverancier? Maar spreken wij wel dezelfde taal? Vanwege de grote verschillen bleek al snel dat het belangrijk is om onderscheid te maken in type software: boekhoudsoftware, salarissoftware of fiscale NOAB aangiftesoftware. Na de plenaire discussie gingen de aanwezigen daarom in drie groepen uiteen voor een korte brainstorm over de vraag ‘Wat kunnen wij als leveranciers zelf bijdragen aan een betere exitregeling?’ De bereidheid om aan een oplossing te werken voor vertrekkende klanten bleek groot. Obstakels Maar zo’n oplossing blijkt niet eenvoudig. Zo verschillen de wensen van gebruikers. Waar de ene klant slechts wil voldoen aan de fiscale bewaarplicht, heeft de andere behoefte aan een uitgebreide conversie van gegevens naar zijn nieuwe pakket. Ook zijn de verschillen in softwarepakketten vaak groot, waardoor een volledige conversie tijdrovend en complex kan zijn, en vrijwel altijd dataverlies oplevert. Wat te doen met metadata bijvoorbeeld, zoals toelichtingen op boekingsdocumenten? Een conversie is niet zomaar een kwestie van ‘even een auditfile inlezen’. Een ander obstakel is de privacywetgeving. Mogen leveranciers op grond van de AVG nog wel gegevens bewaren van voormalige klanten? En hoe berekenen zij doorlopende kosten door voor bijvoorbeeld de hosting en back-ups van software in de cloud? Bewaarplicht Plus Het zou helpen als de Belastingdienst een standaard zou aanreiken. Dat constateerden de leveranciers van fiscale aangiftesoftware tijdens de brainstormronde. Er is behoefte aan een soort ‘Bewaarplicht Plus’, voor de gegevens die minimaal bewaard moeten worden om te kunnen voldoen aan de fiscale bewaarplicht. Zo zouden leveranciers vertrekkende klanten in de toekomst een generieke export kunnen bieden van een standaard dataset, waarmee klanten in ieder geval aan de bewaarplicht kunnen voldoen. Daarmee kunnen de banden met de leverancier volledig worden doorgesneden en vervalt de discussie over een inkijkfunctie, de kosten hiervan en het bewaActiva | Nummer 1 - 2019
35 Online Touch Home