43 Adver torial Digitaal factureren: waarom wachten? Steeds meer administratiekantoren zijn zich bewust van de voordelen van e-factureren, maar vinden het lastig om daadwerkelijk de stap te zetten. En dat, zo blijkt uit de praktijk, heeft met drie belangrijke drempels te maken. Kantoren overzien niet goed wat er verandert in hun eigen proces. Het beeld bestaat dat cliënten er nog niet klaar voor zijn. En: e-mail is toch al digitaal en bovendien gratis. Hoe zit dat bij uw kantoor? Door: Hans Pieters “Wat bij e-facturatie vooral opvalt, is dat iedereen op elkaar lijkt te wachten,” vertelt Ingeborg Walbrecht, Product Marketing Manager bij Visma. “Natuurlijk hebben niet alle bedrijven in Nederland tegelijkertijd hun administratie zo ingericht dat men digitaal kan gaan factureren. En natuurlijk zijn er voorlopig nog cliënten en kantoren die digitaal factureren ingewikkeld vinden. Dat is niet meer dan logisch, we rijden immers ook nog niet allemaal in elektrische auto’s. Het is met digitaal factureren precies zoals met innovatieve auto’s: iemand moet ermee beginnen. Alleen dán kan de revolutie in duurzaamheid, tijd en geld op gang worden gebracht,” stelt Ingeborg. Hybride mogelijkheden “Het goede nieuws voor ondernemend Nederland is dat hybride factureren inmiddels net zo ingeburgerd is als de hybride auto. Van het per e-mail verzenden van pdf’s tot en met het inlezen van xmlbestanden en het per post versturen van facturen: de mogelijkheden voor facturatie zijn divers en worden in veel organisaties al door elkaar gebruikt.” Ingeborg vervolgt: “Veel bedrijven zijn zo al op weg naar een hybride facturatiemodel, maar er is altijd ruimte voor verbetering en versnelling.” “Wat veel voorkomt is dat inkoopfacturen een accordering moeten krijgen, doorgaans van cliënten. Doordat je als kantoor alle facturen digitaal in het sysNOAB teem hebt, kan ook dit zonder papieren rompslomp. Met een slim systeem of via een approval app is accorderen dan een kwestie van een druk op de knop. De cliënt accordeert digitaal en de boeking wordt in het systeem verwerkt,” legt Ingeborg uit. Enorme tijdwinst “Wij zien vooral in de Scandinavische landen dat slimme softwareoplossingen enorm kunnen helpen bij een snelle(re) overgang naar elektronisch factureren. Visma ontwikkelde om die reden ook een eigen e-factureringsplatform: Visma.net AutoInvoice, dat is aangesloten op het PEPPOL-netwerk. Visma.net AutoInvoice maakt e-facturatie eenvoudiger en is standaard geïntegreerd in Visma-oplossingen als AccountView en Visma eAccounting. Hiermee kan enorme tijdwinst worden gerealiseerd Ingeborg Walbrecht van Visma: vismasoftware.nl/makkelijkerfactureren. Het is wat Visma betreft de hoogste tijd om de overgang naar echt elektronisch factureren te versnellen. Want waarom kansen om tijd en kosten te besparen laten liggen als deze zo voor het grijpen liggen? En als we kantoren daarbij kunnen helpen, dan doen we dat graag!” ten opzichte van huidige werkwijzen.” “Om inzichtelijk te maken hoe groot deze besparingen op het facturatieproces kunnen zijn voor een organisatie hebben we een rekenhulp ontwikkeld,” aldus Ingeborg. “Deze is te vinden op de website Visma Software B.V. HJE Wenckebachweg 200 Postbus 9400 1006 AK AMSTERDAM T 020—355 2999 E info@vismasoftware.nl I nl.visma.com Activa | Nummer 4 - 2018
44 Online Touch Home