"Een papieren archief is vaak een blok aan het been" keningenarchieven nog beter te organiseren door te adviseren, inventariseren, inscannen, rubriceren en digitaal op te slaan. Natuurlijk zorgen we ervoor dat eventueel reeds bestaande gedigitaliseerde archieven worden geïntegreerd in de nieuwe database. In de praktijk merken onze klanten vaak dat de informatie uit de archieven meer wordt gebruikt dan voorheen. Dat is ook niet zo verwonderlijk. Meer dan ooit ligt de tegenwoordig nadruk op het delen van kennis. Dat is exact wat ArchiViewer doet. Een gedigitaliseerd archief in ArchiViewer is zeer toegankelijk, maar wel alleen voor geautoriseerde personen. Dat kan om enkele gebruikers gaan, maar bijvoorbeeld ook om grote groepen studenten, zoals bij de Technische Universiteit Delft het geval is.” Enthousiast De dienstverlening van TekDigitaal gaat ver. “Op het moment dat wij in beeld komen kunnen we alles van onze klanten overnemen. Vanaf de inventarisatie van het te scannen archief tot en met het laden van alle gegevens en digitale bestanden zal TekDigitaal in overleg met de klant het project zelf uitvoeren. Elke gewenste rubricering van de documenten is mogelijk. Dat begint vaak al bij het verwijderen van de nietjes om te kunnen inscannen. Door onze ervaring in archivering weten we precies wat belangrijk is in de structuur van het archief, welke wettelijke eisen er bestaan, bijvoorbeeld over bewaartermijnen, hetgeen in de zorg vaak een belangrijk gegeven is. En uiteraard weten we alles over privacy en kunnen we daarover adviseren”, aldus Herman van der Meer, die in de praktijk merkt dat het nemen van een beslissing tot digitalisering niet over één nacht ijs gaat. “Maar”, zo besluit hij, ”op het moment dat de stap is gezet merken we dat iedereen enthousiast is.” Meer informatie www.tekdigitaal.com 55 Kenmerken TekDigitaal en ArchiViewer • aanbrengen documentclassifi catie • scannen • toepassing Optical Character Recognition (OCR) • digitaal verwerken van de documenten in ArchiViewer • duurzaam opslaan • gegarandeerde vindbaarheid
56 Online Touch Home