belangrijke gegevens ontbreken. We hebben de zuilen ook zo ingesteld dat ze eenmalig toestemming vragen om iemands medische gegevens te delen met andere ziekenhuizen. Dat wordt dan meteen opgeslagen in het EPD voor als een patiënt ooit wordt doorverwezen.’ De poliklinieken ontlasten Een ander groot voordeel van centraal aanmelden is dat de balies bij de poliklinieken ontlast worden. Wendy: ‘Toen de nieuwbouw in gebruik werd genomen, zijn we gaan werken met de decentrale aanmeldzuilen bij de poliklinieken. Het idee was toen dat deze aanmeldzuilen de administratieve taak zouden overnemen van de doktersassistenten achter de balies. Dat blijkt toch niet het geval; veel mensen blijven ervoor kiezen om zich bij de balie te melden. Ook als daar recht tegenover een aanmeldzuil staat. Dat kost onze collega’s achter deze balies veel tijd. Door de komst van de centrale aanmeldzuilen zal die druk steeds verder afnemen.’ Carmen: ‘Daardoor zijn mensen die wél bij de balie moeten zijn sneller aan de beurt. Steeds meer patiënten hebben een complete registratie en kunnen na hun aanmelding in één keer doorlopen naar de juiste route en direct plaatsnemen in de ontvangstruimte. Bovendien neemt de kans op datalekken af doordat een beperkter aantal medewerkers zich hiermee bezighoudt.’ Een centrale plaats De plaats van de aanmeldzuilen was wel een discussiepunt. Anja: ‘Een centrale locatie in het ziekenhuis is natuurlijk cruciaal voor het slagen van dit project, maar er waren zorgen over de krapte in de hal. Uiteindelijk kregen we groen licht om het te gaan regelen. Omdat we wisten dat veel mensen toch bevestiging zoeken bij een medewerker, hebben we de gastheren en -vrouwen in de centrale hal bij dit project betrokken. Zij spreken bezoekers aan en helpen hen om zich aan te melden of begeleiden hen naar de balie van Patiëntengegevens. Desondanks lopen nog veel mensen verder naar de aanmeldzuil of balie van de polikliniek waar ze een afspraak hebben. Het vraagt dus nog wel wat communicatie en gedragsverandering voordat we de omslag naar volledig centraal aanmelden kunnen maken.’ Blijven verbeteren Wendy: ‘We zien dat onze poliklinieken steeds meer op dezelfde manier gaan werken. Het onderlinge contact neemt toe, waardoor er meer verbinding ontstaat en collega’s vaker met elkaar meedenken en gezamenlijke oplossingen bedenken. Zodra we dit project hebben afgerond, kunnen we ons op de optimalisatie van andere processen binnen de poli’s gaan richten. Daardoor wordt de patiëntreis die onze bezoekers maken steeds meer uniform en herkenbaar. We werken daarbij ook nauw samen met onze cliëntenraad. Zo kunnen we de processen binnen de poliklinieken en de centrale hal ook vanuit het patiëntperspectief blijven verbeteren en bijsturen.’// Wendy van Marm, Anja van Fessen en Carmen Weise bij een aanmeldzuil Ambitie 31
25 Online Touch Home