DOOR: MARJOLEIN VAN TRIGT FOTO: MARCEL J. DE JONG/ ANP-HH DIGITAAL ACHTERGROND 33 Videotulen, opnamen van raadsvergaderingen in combinatie met relevante informatie zoals agenda’s, besluiten en metadata, moeten worden bewaard voor toekomstig gebruik. Binnenlands Bestuur, de Vereniging van Griffiers en softwareleverancier NotuBiz zochten uit hoe ver lokale overheden zijn met het archiveren van videotulen. De meeste zijn de oriëntatiefase nog niet voorbij. ADVIES OM ALLE BESCHIKBARE INFORMATIE OVER TE DRAGEN AAN STREEK- OF GEMEENTEARCHIEF BEWAREN VIDEOTULEN GEEN APPELTJE-EITJE Door de coronacrisis is het archiveren van videotulen een actueel onderwerp geworden voor gemeenten, provincies en waterschappen. Van vergaderingen moet een verslag worden bewaard. Dat mag een schriftelijk verslag zijn, maar ook een video-opname van een vergadering, en juist dat laatste komt van pas in tijden van videovergaderingen en webcasts (online uitzendingen). Een video-opname geeft belangstellenden een completer beeld van wat er tijdens de vergadering is besloten en op welke gronden dan geschreven notulen. Toch is het maken van ‘videotulen’ geen kwestie van simpelweg de opnameknop indrukken. Hoewel de samentrekking anders doet vermoeden, zijn videotulen niet simpelweg notulen in videovorm. Videotulen bestaan uit een videoverslag van een besluitvormingsproces, inclusief alle informatie eromheen: de vergaderagenda’s met agendapunten, voorstellen met bijlages, audiovisuele opnames met indexering, ondertiteling en schriftelijke verslagen. Om al deze informatie als een handzaam en bruikbaar pakketje veilig te stellen voor de toekomst, is kennis, organisatie en tooling nodig. Door middel van een enquête onderzochten Binnenlands Bestuur, de Vereniging van Griffiers en softwareleverancier NotuBiz de stand van zaken rondom videotulen. Hoe ver zijn gemeenten met het archiveren van videotulen? Weten ze wat er wettelijk van ze wordt verlangd? Tegen welke uitdagingen lopen ze aan? De enquête stond in juni en juli 2021 op binnenlandsbestuur.nl en werd ingevuld door honderdvijftig deelnemers. Onder hen bevonden zich veel griffiers en informatieadviseurs, maar ook raadsleden en beleidsmedewerkers. De meesten van hen waren op het moment van invullen werkzaam bij een gemeente. Uit het onderzoek blijkt dat de meeste lokale overheden zich nog oriënteren op de mogelijkheden voor archivering van videotulen. Het overgrote deel heeft een vorm van tijdelijke bewaring ingericht, in het bestuurs-, raads- of stateninformatiesysteem (BIS, RIS, SIS) dan wel bij de leverancier die webcasts van de raadsvergaderingen voor ze organiseert. 30 procent van de ondervraagden geeft aan dat de organisatie bezig is met de aankoop of inrichting van een e-depot, een digitaal archief waar de videotulen in de toekomst duurzaam zullen worden opgeslagen. DUURZAME TOEGANKELIJKHEID Niki van de Loo en Mariska Petray, respectievelijk productmanager en productowner bij NotuBiz, de uitvoerder van het onderzoek, zijn niet verrast BINNENLANDS BESTUUR - WEEK 04 | 2022
34 Online Touch Home