BINNENLANDS BESTUUR - WEEK 04 | 2022 34 ACHTERGROND DIGITAAL over deze bevindingen. ‘Veel archieven zijn nog bezig met de aanschaf van een e-depot, dus de inrichting daarvan is nog niet helder’, zegt Van de Loo. ‘Dat ontslaat gemeenten echter niet van de plicht om zich alvast te verdiepen in het archiveren van videotulen. Wij sluiten ons aan bij de aanbeveling van het Nationaal Archief om bij de aanschaf van een nieuwe applicatie al na te denken over het archiveren van informatie. Maak het direct belangrijk, dan zit je niet met een probleem als het zo ver is dat je moet gaan archiveren.’ Volgens het Nationaal Archief moet informatie ‘vindbaar, beschikbaar, leesbaar, interpreteerbaar en betrouwbaar’ zijn voor degenen die er recht op hebben, vanaf het moment van ontstaan en voor zolang als noodzakelijk. Het sleutelwoord in dezen is duurzame toegankelijkheid. Hoe zorg je dat mensen ook in de toekomst een duidelijk beeld krijgen van wat zich in de vergadering heeft afgespeeld? Dat betekent dat het niet voldoende is om videotulen naar een documentmanagement- (DMS) of zaaksysteem te exporteren, zoals normaal gesproken wel met schriftelijke notulen gebeurt. Daarin is veel informatie afkomstig uit het BIS, RIS of SIS namelijk niet meer beschikbaar en interpreteerbaar. SELECTIELIJSTEN Om een besluitvormingsproces te kunnen reconstrueren, moet ook een tijdelijke digitale archiefbewaarplaats alle relevante informatie bevatten. Dat vereist nogal wat uitzoekwerk van degenen die met dit proces zijn belast. In 80 procent van de gevallen is dat de griffie, in 55 procent een informatiemanager of -adviseur, in 54 procent ook DIV-medewerkers (documentaire informatievoorziening) en in 48 procent een archivaris, blijkt uit de enquête. ‘Gemeenten die al succesvol bezig zijn met het archiveren van videotulen, kennen de werkprocessen binnen de organisatie over het algemeen goed’, zegt Mariska Petray. ‘Ze verdelen de werklast: de griffie checkt of de informatie compleet is, de DIV-medewerkers op welke manier de informatie bij het archief moet worden aangeleverd. De verantwoordelijkheid ligt niet alleen bij griffie.’ In de selectielijst 2021 is vastgelegd dat videotulen moeten worden gearchiveerd. Selectielijsten beschrijven welke informatie hoe lang bewaard dient te worden en wat er mag worden vernietigd. Opvallend genoeg weten lang niet alle respondenten dat er selectielijsten bestaan. Slechts 68 procent van de respondenten is op de hoogte van het bestaan van zulke lijsten. ‘Selectielijsten zeggen iets over de kaders waarbinnen je dit werk verricht’, zegt Niki van de Loo. ‘ Het is geen kwestie van simpelweg de opnameknop indrukken’ ‘Onbekendheid met die kaders kan ervoor zorgen dat gemeenten informatie onterecht wissen. Dat komt het uiteindelijke doel van videotulen, transparantie over het democratische proces, niet ten goede.’ Uit het onderzoek blijkt dat een e-depot nog node wordt gemist door veel gemeenten. Bij slechts 32 procent heeft het archief een e-depot beschikbaar. Ook worstelen relatief veel deelnemers met het toeganke31,0% 31,5% 32,0% 32,5% 33,0% 33,5% 34,0% 34,5% 35,0% ja responses ZEVEN AANBEVELINGEN VOOR VIDEOTULEN-ARCHIVERING 1. Neem archivering mee in de aanbesteding van nieuwe systemen. Stel eisen aan de mogelijkheden om informatie te archiveren. De Vereniging van Nederlandse Gemeenten raadt aan om van leveranciers in ieder geval te eisen dat het eigendom van videoverslagen en metadata ligt bij de gemeente. Nu ligt dat soms bij de leverancier; dat is niet handig als het op archiveren aankomt. Beschrijf in de aanbesteding ook de vereisten vanuit het archief, zoals voor metadata-standaarden en bestandsformaten. 2. Zorg dat informatie direct als geheel wordt bewaard. Dat voorkomt veel uitzoekwerk op het moment dat er moet worden gearchiveerd. 3. Betrek de organisatie en het archief bij het werkproces rondom het bewaren van videotulen. Verdeel het de werklast over de griffie en de DIV-medewerkers. 4. Breng videotulen vanuit het bestuurs-, raads- of stateninformatiesysteem (BIS, RIS, SIS) direct over naar het e-Depot. Videotulen exporteren naar een documentmanagement-(DMS) of zaaksysteem is niet handig, omdat sommige onderdelen daarin niet beschikbaar en interpreteerbaar zijn. 5. Draag alle informatie over aan het archief. Misschien is de techniek om er chocola van te maken nu nog niet beschikbaar, maar komt daar in de toekomst verandering in. 6. Houd u aan de geldende standaarden, zoals Metadata Duurzaam Toegankelijk Overheidsinformatie (MDTO, voorheen TMLO genoemd). Het is niet nodig om zelf het wiel uit te vinden – en het vergroot de toegankelijkheid van de informatie als het volgens standaarden is opgeslagen. 7. In het verlengde van aanbeveling 6: ga in gesprek met andere organisaties die ervaring hebben met archiveren van videotulen. Hoe meer gemeenten een effectieve aanpak kiezen, hoe groter de winst voor het raadslid, de journalist of de historicus die in de toekomst in uw videotulen grasduint. nee weet ik niet lijk maken van videotulen: opslaan is één ding, maar hoe zorg je dat mensen er ook echt iets aan hebben? Zo schrijft één respondent als voornaamste uitdaging: ‘De langdurige bewaring in context van andere archiefstukken mét behoud van de metadata, zoals spreker/ onderwerp/ tijdstip.’ ‘Wij adviseren om álle beschikbare informatie over te dragen aan het streek- of gemeentearchief, ook informatie die nu nog niet goed doorzoekbaar is’, zegt Van de Loo. Over tien jaar is de techniek wellicht zo veel verder dat bijvoorbeeld geautomatiseerd ondertitelen en het semi-geautomatiseerd genereren van metadata de gewoonste zaak van de wereld zijn. Die tien jaar komt niet zomaar uit de lucht vallen. Met ingang van de nieuwe Archiefwet, die in november 2021 is ingediend maar nog niet is aangenomen, moeten videoverslagen na een periode van maximaal tien jaar worden overgebracht naar de Heeft uw organisatie een e-Depot?
35 Online Touch Home