- BINNENLANDS BESTUUR - WEEK 30 | 2021 ACHTERGROND 15 tact met de direct leidinggevende en de directie? Dat bleek individueel bepaald en af te hangen van persoonlijke omstandigheden. ‘Voor sommige mensen kon thuiswerken simpelweg niet en daar is ruimte voor gecreëerd. In de toekomst laten we het afhangen van persoonlijke behoefte. Wij vertrouwen medewerkers daarin, voer het gesprek met je leidinggevende.’ uitschieters, maar de meesten zitten rond 50/50. Werkgevers zitten aan dezelfde kant’, aldus Van Vliet. Dat thuiswerken brengt goede dingen in de werk-privébalans, minder prikkels, maar er zijn ook zorgen over isolement. ‘Het is belangrijk dat je elkaar fysiek ziet. Het heeft heel duidelijk twee kanten. Daarom zeggen de werkgevers: we moeten de balans vasthouden. Dat betekent genoeg faciliteren voor de thuiswerkplek. Nagenoeg iedereen heeft daarin geïnvesteerd. En een hybride concept met vergadervoorzieningen. In de samenwerking moet je nadenken over hoe je leiding geeft op afstand.’ PRODUCTIEF Thuiswerkonderzoek van de Radboud Universiteit Nijmegen in samenwerking met Binnenlands Bestuur (zie ook pag 4 en 5) laat zien dat het nog een grote uitdaging wordt om een juiste invulling van hybride werken te kunnen formuleren en implementeren. ‘Veel respondenten geven aan thuis productief en geconcentreerd te kunnen werken, maar ook hun collega’s te missen’, constateren de onderzoekers. ‘Het is dan ook niet vreemd dat de meeste respondenten aangeven graag twee tot drie dagen per week naar kantoor te willen gaan, wanneer dat weer mogelijk is. Tegelijkertijd zijn diezelfde collega’s juist ook van plan om minder naar kantoor te komen. Interessant in dit verband is dat de waardering van de thuiswerkplek de enige voorspeller is voor het voornemen van hen om al dan niet vaker op kantoor te werken.’ De onderzoekers bevelen organisaties aan een open dialoog te hebben over wensen en ideeën ten aanzien van het hybride werken voordat men samen tot actie overgaat. De Haarlemse gemeentesecretaris Catrien Lenstra zag in de snelle omwenteling in maart 2020 ook een kans. ‘Het was eigenlijk een onvrijwillige pilot, waarbij moderniseren en eigentijds werken in een versnelling kwamen.’ De gemeente hield al een coronamonitor bij met vragen over hoe de inwoners de coronatijd ervoeren, maar voerde die ook uit in de eigen organisatie: hoe ervaar je het thuiswerken en het conZICHTBAARHEID Volgens Lenstra missen mensen de ontmoeting het meeste en wordt daar dus ruimte voor geboden op kantoor. ‘Je wilt gaan oefenen met vergaderruimtes, hoe werkt het om in te loggen op een groot scherm?’ Er is een projectgroep opgericht die eerst kijkt naar de korte termijn met anderhalve meter afstand. ‘De vraag is hoe we straks het nieuwe werken introduceren. Dat is meer dan de bureaus terugzetten. Het gaat om meer persoonlijke wensen, maar we willen ook meer zichtbaarheid van de organisatie in de stad.’ Het gesprek over wie wanneer thuiswerkt en op kantoor moet je met zijn allen voeren, aldus Lenstra. ‘Daarin heeft de leidinggevende een belangrijke rol. Als je een samenwerkingsopgave hebt als team, dan heb je dat gesprek zeker nodig, want dan ben je echt vaker op kantoor nodig.’ In Leiden werken ze momenteel met inschrijving, want voorlopig is de ruimte met de anderhalve meter afstand beperkt. ‘Er wordt per etage bepaald hoeveel mensen er kunnen zitten. Ook in teams zijn er quota per dag. Als die anderhalve-meterregel eraf gaat, hoeft dat niet meer’, vertelt Van Vliet. De gemeente Leiden hanteert nu nog een flexnorm van 0,7. ‘Bij de verwachting dat mensen 50/50 gaan werken, redden we dat dus sowieso wel op kantoor. Vaak zijn woensdag en vrijdag rustige dagen.’ Daarbij blijven de voordelen van digitaal werken bestaan. ‘Gebruik het kantoor vooral voor overleggen waarbij de ontmoeting belangrijk is. Daarvoor hebben we ook projectruimtes.’ Sommige mensen ervaren het kantoor als ‘eindelijk rust’, voor een ander is dat juist thuis. ‘Ik ben er voorzichtig in. Sommigen zeggen: rustig werken doe je maar thuis, maar dat kan niet altijd.’ In Leiden kunnen medewerkers binnen een team de eigen agenda inrichten. ‘Je moet het samen uitdokteren of met een ander team. Flexibiliteit moet daarbij niet tot starheid leiden. Dat je niet kunt komen, omdat je thuiswerkt. Werk en type werk staat voorop. Ik denk dat dit wel losloopt, maar het vraagt goed samenspel.’ In Haarlem is de flexnorm nu niet meer dan 0,5 en het kantoor gaat niet terug naar 100 procent. ‘We doen het per afdeling en kijken hoe we gaandeweg meer ruimte kunnen bieden, ook voor het transformeren’, aldus Lenstra. ‘Als het maximum is bereikt, komt er wel een schema voor het werken op kantoor.’ De ict-omgeving is nu ingericht op het thuiswerken, maar de verwachting is nog steeds dat na de zomer alles weer zou moeten kunnen. ‘We moeten de kans niet verliezen om het kantoor opnieuw neer te zetten. Van onze medewerkers wil 60 procent (deels) blijven thuiswerken. Daar moeten we ruimte voor bieden. Niemand wil 100 procent thuis zijn, eerder zijn er medewerkers die 100 procent op kantoor willen zijn. Dat percentage moeten we in overleg vaststellen.’ KOUDWATERVREES Beide gemeentesecretarissen bespeuren koudwatervrees bij sommige medewerkers. En dat moet je aandacht geven, vindt Lenstra. Tussen de eerste en tweede lockdown was er ook even meer ruimte, weet ze nog. ‘Toen kwamen andere mensen naar het werk en dan blijkt dat sommige mensen heel erg hechten aan bijvoorbeeld altijd een mondkapje. Anderen zijn daar gemakkelijker in. We zijn een afspiegeling van de maatschappij en die verschillen kunnen ook spanningen oproepen. Daarom moet je duidelijk zijn in de regels.’ Haarlem hanteert de overheidsrichtlijnen. ‘Als mensen angstig zijn, dan voeren we daar een gesprek over. Het kan best zijn dat mensen die kwetsbaar zijn voor het virus wat meer thuiswerken of in een afgeschermde ruimte.’ Van Vliet wijst erop dat Leiden ‘best wat jonge mensen’ heeft en dat veel begin juli hun vaccinatie nog niet hebben gehad. ‘Dan is er ook begrip als ze dat willen afwachten. Er is wel koudwatervrees, maar als het eerste schaap eenmaal over de dam is ...’ Toch kunnen er na corona nog steeds de nodige dilemma’s optreden op de werkvloer. Wat doe je bijvoorbeeld met ‘ Iemand wilde twee weken in een vakantiehuis in Duitsland werken’
16 Online Touch Home