BINNENLANDS BESTUUR - WEEK 35 | 2021 30 ACHTERGROND SOCIAAL management te gaan verbeteren om financieel meer grip te krijgen, maar ook om te zien of we de goede beleidsinterventies doen’, vult Van den Brande aan. VALKUILEN ‘Contractmanagement vervalt makkelijk in drie valkuilen: vaag, ongefundeerd en vrijblijvend’, weet Jelle Daalderop, die als extern adviseur sociaal domein werd ingehuurd. Neem vaag. ‘Als gemeente zeg je tegen een aanbieder: zet de cliënt centraal. Daar moeten aanbieders het mee doen. Maar wat betekent dat voor de aanbieder, wat moet die aanbieder doen? Met zo’n algemene beleidsterm kunnen aanbieders niet overweg en de gemeente kan er niet op sturen.’ En neem ongefundeerd. ‘Een gemeente zegt bijvoorbeeld tegen een aanbieder dat zijn totale kosten de afgelopen twee jaar zijn toegenomen. Wat zegt dat, wat vraagt de gemeente van de aanbieder, welk antwoord zoekt de gemeente daarbij?’, verduidelijkt Daalderop. Tot slot worden vaak zachte afspraken gemaakt onder de vlag van partnerschap. ‘Veel te vrijblijvend.’ Daalderop ging met de Westlandse contractmanagers jeugd en Wmo aan de slag om van vaag naar concreet te gaan, met behulp van dat data van ongefundeerd naar gefundeerd en van vrijblijvendheid tot harde afspraken te komen. ‘Om van vaag naar concreet te gaan, hebben we beleid vertaald naar concrete doelen en toetsbare prestaties die we van aanbieders verwachten. In lange sessies zijn we dat met elkaar gaan uitkauwen’, aldus Daalderop. Met behulp van data kan een goed gesprek met de aanbieder worden gevoerd, stelt hij. Als contractmanager moet je goed beslagen ten ijs komen. ‘Zeg niet tegen alleen tegen een aanbieder dat zijn totale kosten zijn toegenomen; je moet betere analyses kunnen maken. Stel dat je uit de cijfers haalt dat een aanbieder na een ingewikkeld en lang zorgtraject altijd dertig procent van zijn cliënten nog aanvullende hulp nodig heeft. Je kunt dan het gesprek aangaan of dat percentage niet kan worden teruggebracht naar vijftien, aan de aanbieder vragen wat hij kan doen om ervoor te zorgen dat er na een lang traject niet zo veel opvolgende hulp nodig is. In zes maanden hebben we een reis afgelegd van vaag, ongefundeerd en vrijblijvend naar heel concreet. Weten wat je wilt, dat kunnen funderen op data en signalen en daar proactief mee gaan sturen. Als je de gewenste prestaties op een rij gaat zetten en data daarover gestructureerd verzamelt en analyseert, en daarover het goede gesprek met aanbieders gaat voeren, ontstaat de grip die je wilt hebben.’ 10 24 HUISWERK De ‘reis’ zoals Daalderop het noemde, heeft vorig jaar een handboek opgeleverd, waarin alle stappen staan beschreven die leiden tot goed contractmanagement. Contractmanager jeugd Marianne Klop heeft aan de reis deelgenomen, en is nu met de opbrengst en het handboek aan de slag gegaan. Tijdens het traject zijn al verschillende producten opgeleverd, die continu worden aangevuld of fijngeslepen. Zoals een dasboard met data speciaal voor contractmanagers en een gespreksleidraad. ‘Als we voorheen signalen kregen dat bij een aanbieder de uitvoering niet zo lekker liep, ging ik vrij open het gesprek met die aanbieder in. Ik kreeg dan te horen wat er speelde en tegelijkertijd wat wij als gemeente niet goed deden. Bij wijze van spreken kwam ik met meer huiswerk terug dan ik huiswerk had meegegeven. We wilden echter als gemeente meer in de lead komen, maar tegelijkertijd de relatie goed houden. De gespreksleiddraad die we hebben ontwikkeld, helpt daarbij.’ In die leidraad staan de verschillende fases van een gesprek beschreven, zoals het begin‘ Data moeten het begin van een gesprek zijn’ nen met het benoemen van zaken die goed gaan en pas daarna eventuele knelpunten bespreken. ‘Het doel in die contractmanagementgesprekken is om uit die incidentenpolitiek te komen’, vult Daalderop aan. ‘Je moet toewerken naar een continue verbeteragenda die je samen hebt afgesproken. Wat zijn de belangrijke prestaties die we van jou als aanbieder verlangen, herken je die, welke verbeterpunten zien we daarin, welke dingen vinden we heel goed. En bij die verbeterafspraken moeten punten staan waar we de komende vier jaar over kunnen blijven praten.’ MUNITIE In het dasboard zijn min of meer alle beleidsdoelen van de gemeente geoperationaliseerd. Een fikse kluif, zegt Klop. ‘De beleidsdoelen probeer je zo concreet mogelijk te maken, zodat je daar ook echt op kunt sturen en kunt monitoren. Hoe ga je bijvoorbeeld ‘de cliënt centraal’ meten? Hoe ga je meten in hoeverre cliënten genoeg invloed op hun zorg kunnen uitoefenen? Je gaat kijken naar wat je belangrijk vindt, maar ook naar welke informatie beschikbaar is. En als data niet beschikbaar is, gaan we kijken of we die in het dasboard kunnen opnemen.’ Nu is onder meer zichtbaar of en hoeveel cliënten na een zorgtraject weer opnieuw aankloppen voor hulp, of aanbieders bij een verlenging echt goed kijken wat nodig is, of voor een standaard verlenging kiezen. Ook de wijze van op- en afschalen is inzichtelijk. ‘Met dit soort gegevens per
31 Online Touch Home